Préparer une campagne email de Re-Optin de A à Z

Je sais, vous n’en pouvez plus qu’on vous parle du RGPD… sans compter que vous devez repenser vos méthodes et techniques d’acquisition et/ou prospection… Et oui, je vous le confirme, vous allez perdre un bon nombre de vos contacts ! Mais n’est-ce pas plutôt une belle opportunité de nettoyer sa base ? De toutes façons, que valent les contacts avec lesquels vous n’avez jamais eu d’interaction ou dont l’email est invalide ? Ils ne vous connaissent pas, et vous non plus. C’est comme de savoir que vous avez beaucoup de visiteurs de votre site web… A quoi bon, s’ils ne s’engagent pas et ne remplissent jamais le moindre formulaire ? Vous ne les connaissez pas non plus.

Bref, la question de la mise en conformité passe nécessairement par une bonne mise à jour de votre base de données. Voici, en pratique, comment chez Koban nous avons opéré un bon nettoyage de printemps sur notre base. Bien entendu, chacun peut oeuvrer à sa manière mais cet article tente de répondre très concrètement à l’appel à l’aide de nombreux clients en regard de la loi. Pour tous les autres, ne vous en faites pas, bientôt on ne parlera plus de “RGPD” spécifiquement mais tout simplement de “Marketing responsable” ou d’Inbound Marketing !

Principes de base du RGPD pour la prospection par email

Avant d’entamer le nettoyage de Printemps, je vous rappelle le principe de base du RGPD pour la prospection par email à destination du particulier et du professionnel :

“Pour les particuliers (B to C)

Le principe : pas de message commercial sans accord préalable du destinataire

Pour les professionnels (B to B)

Le principe : information préalable et droit d’opposition

Dans les 2 cas, chaque message électronique doit obligatoirement :

  • préciser l’identité de l’annonceur
  • proposer un moyen simple de s’opposer à la réception de nouvelles sollicitations (par exemple lien pour se désinscrire à la fin du message)”

Source : CNIL

Tout est expliqué dans la fiche CNIL “La publicité par voie électronique”

Pour bien comprendre la différence de traitement entre le particulier et le professionnel, vous pouvez lire également cet article CNIL : la prospection par courrier électronique.

Une campagne de ré-optin poursuit donc un seul objectif marketing : mettre à jour votre base de données prospects et clients. L’on peut considérer, d’après le règlement européen, que les clients BtoB sont optin par défaut et pour les besoins de la relation commerciale. Pour ce qui est des prospects, il vous faut commencer par distinguer les particuliers des professionnels et surtout avoir établi la durée de conservation des données pour chaque traitement dans votre registre. D’après le règlement, la conservation des données personnelles ne peut pas excéder 3 ans depuis la dernière interaction. Cette durée (date de dernière interaction) est une notion importante dans Koban, tout comme la champ OPTIN, car elle vous permet d’automatiser la mise à jour de votre base.

Pour les besoins de ce tutoriel, nous allons considérer que vos paramétrages Koban pour la protection des données sont opérationnels. Si ce n’est pas le cas, je vous recommande la lecture de l’article de notre support : Paramétrage de la protection des données

Prérequis

En clair, votre Koban ne vous permettra pas d’adresser vos contacts “particuliers” s’ils ne sont pas cochés optin. Pour le professionnel, vous pourrez continuer à les adresser si vous leurs donnez la possibilité de se désinscrire de vos listes et d’exercer leur droit d’opposition à la prospection.

Pour nos chers lecteurs qui ne sont pas (encore) clients Koban, je précise que notre plateforme permet de gérer les deux types de clientèle : professionnels ET/OU particuliers.

Cas N°1 : Le particulier (BtoC)

Client ou prospect, il vous faut impérativement recueillir le consentement de vos contacts, ils doivent être “optin” pour être conforme au RGPD et continuer de leurs adresser de la publicité par email.

Cas N°2 : Le professionnel (BtoB)

Le consentement n’est pas obligatoire mais une campagne de ré-optin va permettre de “nettoyer votre base prospects”. Une telle action peut être une réelle opportunité pour communiquer et rassurer vos contacts quant à la transparence et le respect que vous affichez pour le traitement de leurs données personnelles.

Les étapes pas à pas dans Koban

ÉtapesPrécisionArticle support
Bascule sur la nouvelle ergonomie KobanDemande à adresser au supportPrésentation de la nouvelle ergonomie
Vérifier l’accès au module Marketing et vos compétences d’administrateur de la plateformeDemande d’accès aux fonctionnalités marketing à adresser à votre administrateur Koban ou directement au support

Attention : il est recommandé de suivreune formation administrateur avant tout paramétrage avancé de votre Koban

Plus d’information sur les formations Koban
Paramétrer la protection des données dans KobanÉtablir votre registre des activités de traitement des données avant tout paramétrageParamétrage de la zone “protection des données”
Paramétrer le champ optin dans KobanAttention, ces paramétrages doivent suivre et respecter vos procédures internes en conformité avec la loi. Cocher de fait “optin” un contact doit se faire dans le respect de la loi sur la protection des donnéesParamétrages du champ optin
Préparer la cible de la campagneCritères de votre (vos) requête(s) :
Statut du compte = “client” (ou autre)
Et optin = non
Et opposé à la prospection = non
Et désinscription email = non
Et email contient @
Et email invalide = non (optionnel)
Créer une requête
Préparer vos listes de diffusionVous pouvez définir plusieur listes de diffusion dans Koban et automatiser l’optin lors de l’inscription à ces listesCréer une ou plusieurs listes de diffusion
Préparer le formulaire d’inscription aux listes de diffusionNe pas confondre Optin et Liste de diffusion

Optin : consentement du contact Liste de diffusion : une newsletter

Un contact peut s’abonner à une newsletter, sera optin puis se désinscrire de votre liste mais rester optin sur le canal SMS par exemple
Cas des formulaires publiés sur le web associés au champ optin
Personnaliser la page d’inscriptionRecommandé si vous gérez plusieurs listes de diffusionCréer une landing page de (ré)optin
Personnaliser la page de désinscriptionLa désinscription est possible sur différents canaux : prospection téléphonique,emailing, sms

Pour être OPTOUT, un contact doit vousspécifier qu’il se désinscrit de tous les canaux

Un contact peut également s’opposer à la prospection téléphonique ou à toutesformes de prospection
Paramétrer la page de désinscription avec plusieurs listes de diffusion
Préparer le modèle email (version sans landing page)Cette version intègre un bouton d’optin automatisé dans votre email. Le simple clic sur le bouton va automatiser l’optin sur le destinataire de l’emailInsérer un bouton d’optin automatisé dans une campagne emailing
Préparer le modèle email (version avec landing page optin)Version classique d’une campagne emailing dans KobanCréer une campagne emailing (2 articles)
Tester sa campagneImpératif avant tout envoi de vos campagnes pour tester l’ensemble de vos liens et engagements

L’optin automatisé ne fonctionne pas sur un simple email test ou en visualisation

 

Voilà ! Normalement avec ça vous devriez préparer une campagne au top ! Et si, malgré tous nos efforts vous n’y parvenez pas, et surtout si vous n’avez jamais utilisé notre module Marketing dans Koban, nos formations sont là pour ça, pensez-y !

N’hésitez pas à télécharger cette fiche au format PDF

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par Koban pour permettre de vous adresser des contenus adaptés à vos centres d’intérêt. Elles sont conservées pendant 3 ans et sont destinées au service marketing. Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : clothilde[at]koban-crm.com.

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