Fonctionnalités Koban – nouveautés septembre 2017

Comme à chaque nouvelle version de Koban, je vous propose un petit tour d’horizon des nouveautés. Vous retrouverez parallèlement les notices détaillées sur le support ainsi que nos vidéos tutos sur notre chaîne YouTube. L’assistance est là si vous avez besoin d’aide pour activer ou paramétrer ces nouvelles fonctionnalités.

L’essentiel de l’évolution de Koban se situe au niveau de la relance automatique (devis, factures) et la gestion des droits. Rien de complexe mais tellement pratique pour gagner du temps au quotidien dans la gestion commerciale !

 

Au programme donc :

  • L’horodatage des commentaires
  • La gestion des droits sur processus
  • La gestion des droits sur devis
  • La relance automatique de facture à échéance
  • Le publipostage

 

L’Horodatage des commentaires 

Lorsque votre force de vente est constituée de plusieurs personnes, d’équipes externes et internes. Exemple : l’externalisation de la gestion des appels par un centre d’appels et une équipe de vente itinérante. L’horodatage permet d’avoir une visibilité complète de l’activité commerciale ainsi qu’une historisation des actions menée auprès d’un contact sans risque de désorganisation dans le processus de vente.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > personnalisation compte et/ou contact > champ commentaire dans la liste des champs : roue crantée « activer »

La gestion des droits sur processus

Lorsque votre processus commercial implique différents acteurs à des étapes différentes, si ces acteurs sont externes à votre entreprise par exemple, ou si la visibilité de ces étapes ne doit pas être possible, vous pouvez définir des droits différents au niveau de chaque étape du processus.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Opportunités et devis > Processus

Choisir le processus concerné par la gestion des droits

Cliquer sur le bouton “Droits par étape”

La gestion des droits sur devis

Lorsque vous créez un devis dans Koban, vous avez maintenant la possibilité de personnaliser l’affichage et la visibilité de certains champs par utilisateur. Cette fonctionnalité n’est accessible que depuis l’administration dans Koban et permet de limiter la possibilité de voir et modifier la valeur des champs : prix de revient, marge brute, remise. Vous maîtrisez vos marges et limitez le risque d’erreur de chiffrage à la création des devis lors de l’arrivée d’un nouveau commercial ou à l’embauche d’une force de vente externalisée.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Général > Profils utilisateurs

Choisir un utilisateur (exemple “commercial”)

Aller sur “Devis” et cliquer sur le bouton   

bouton koban parametre sur devis

puis choisir les droits par champs

La relance de devis

Vous réalisez plusieurs devis par semaine et il faut les relancer si vous ne voulez manquer aucune vente ! Car c’est bien connu, la réactivité est un facteur déterminant dans la prise de décision d’un acheteur. Mais personne n’aime relancer par téléphone… Alors pourquoi pas un petit mail automatique ? Vous connaissez Smart Koban ? L’assistant intelligent de Koban pour pour gestion commerciale.

Comment faire dans Koban ?

Il faut au préalable créer un Email type avec les shortcodes pour la fusion des champs

dans Paramètres > Général > Email Type puis : aller dans Paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban

Activer la relance de devis et choisir le nombre de jour après l’envoi du devis pour la relance

Cocher « déléguer à koban » pour que dans le pipeline, sur chaque opportunité, apparaîsse un bouton «relance directe» du devis sur chaque opportunité avec l’envoi par email type en pièce jointe

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

La relance automatique de facture sur échéance

Sur le même principer que la relance de devis, vous pouvez maintenant automatiser la relance de facture en fonction d’une date d’échéance. Actuellement vous ne pouvez automatiser qu’une seule relance avec un email type. Vous aurez bientôt la possibilité de créer un scénario d’après des règles et étapes spécifiques à la facturation.

Comment faire dans Koban ?

Aller dans paramètres > Actions et Notifications > Smart Koban : Relance de facture à échéance

Vous retrouverez l’ensemble de ces vidéos dans notre centre de ressources, sur notre chaîne YouTube ainsi que dans les articles du support.


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