Nouveautés Koban : la collection Printemps 2019 (Mai)

C’est le printemps, les oiseaux gazouillent, les fleurs s’épanouissent et déjà flotte dans l’air un parfum d’été et de vacances bien méritées ! Mais chaque chose en son temps, c’est pour le moment le temps de la sortie de la nouvelle version de fin de printemps, avec en outre :

  • Le nouvel éditeur d’email pour créer vos modèles encore plus facilement (en test chez des clients qui ont accepté de jouer le jeu)
  • La possibilité de ranger tous vos modèles d’emails dans des répertoires
  • Les requêtes privées
  • La priorisation des actions pour une meilleure gestion du temps
  • Les titres (en plus de l’objet) sur les emails types
  • L’export PDF de toutes les factures d’un mois
  • […]

##Marketing : modèles d’emails et éditeur

#Modèle d’email pour les campagnes emailing : nouvel éditeur en test

C’est LA grande évolution prévue en 2019 chez nous ! Décalée pour cause de RGPD (il a fallu comme vous le savez développer le module de protection des données l’an dernier), elle sort ce mois mais uniquement en test chez certains clients. Merci à eux de jouer le jeu de « Béta Testeur » comme on dit pour nous aider à corriger et améliorer !

Globalement, quelles nouveautés sur cet éditeur remanié et repensé? La création d’un modèle devient plus facile avec des « Glisser-Déplacer » de zones et des modèles déjà structurés, et plus personnalisable en terme d’organisation générale du modèle.

Patience ! Vous aurez tous la possibilité de passer sur ce nouvel éditeur lors de la version Eté 2019, qui devrait arriver courant septembre. Nous sommes en train de préparer les articles du support pour vous aider à démarrer avec !

#Organisation des modèles d’emails : des répertoires pour classer et une zone recherche

Du purement pratique, pour tous ceux d’entre vous qui, scénarios obligent, ont une liste bien longue de modèles d’emails en stock côté paramétrages !

Désormais, vous créez des répertoires (par exemple un répertoire par scénario ou par thématique) dans lesquels vous pouvez ranger vos modèles. Par ailleurs, une zone de recherche est apparue en haut de la liste des modèles, pour permettre de trouver plus facilement un modèle via les mots clés de son libellé.

— Lire l’article du support sur les dossiers des modèles emails —

#Scénarios : nouvelles possibilités sur les « SI »

Attention, utilisation avancée des scénarios pour ces nouvelles fonctionnalités ! Lors de la création d’une étape SI dans un scénario, vous pouvez désormais ajouter les critères suivants

  • Lors de la sélection de l’étape, vous pouvez ajouter un critère OU (par exemple si le Code Postal commence par 42 ou 69 ou 38…)
  • Votre condition Si peut être paramétrée à partir d’un champ complémentaire que vous avez créé, de type liste (par exemple si ce champ a la valeur xxx)

— Voir la création complète d’une étape SI de ce type —

#Engagement offline : ajout de tag sur un engagement offline saisi

Utilisation très avancée de Koban : Pour ceux qui, sur un compte ou une piste, ajoutent manuellement un engagement offline (depuis le widget Marketing), les tags définis sur les formulaires des pistes sont désormais également proposés en saisie. Le tag saisi s’enregistre sur la piste ou le compte concerné.

##CRM et commerce

#Requêtes privées

Voilà une fonctionnalité prébiscitée par beaucoup d’entre vous : lorsque vous créez une requête pour votre utilisation propre, vous pouvez la passer en privé pour être le seul (ou la seule!) à la voir. Cela permet de limiter la liste des requêtes disponibles pour tous et de faire un peu de place !

— Voir l’article du support dédié aux requêtes privées —

#Evolution du moteur de recherche général

Désormais, lorsque vous recherchez un terme dans le moteur de recherche générale, les résultats sont proposés dans l’ordre alphabétique et limités aux 20 premiers résultats. Si vous avez besoin d’affiner, pensez à la recherche avancée en cliquant, dans le moteur de recherche, sur l’icône filtre !

#Priorisation des actions

Nous avions découvert il y a quelques années, grâce à Renaud Fremont d’Umaneo, la matrice d’ Eisenhower pour gérer sereinement les urgences. Et nous avions trouvé ça génial et simple.

Nous avons reproduit cette matrice, accessible depuis votre semainier en page d’accueil sur le petit bouton gris Priorités. (Si vous ne voyez ps ce petit bouton, pensez à bien vider votre cache de navigateur!). A vous de jouer pour ranger les priorités dans les bonnes cases !

— Voir comment utiliser la matrice dans Koban —

#Réception et liaison automatique des emails

Si vous avez activé la messagerie dans Koban pour récupérer au sein du logiciel la réception de vos emails, vous pouvez maintenant décider d’automatiser l’archivage d’un email reçu sur la fiche du contact concerné. Ce paramétrage se fait directement dans la boîte de réception de la messagerie Koban et n’est pas activée par défaut.

#Documents commerciaux consultables par les utilisateurs non administrateurs

Vous pouvez maintenant donner accès à tous vos utilisateurs aux documents commerciaux que vous avez stockés dans Koban. Cet accès se paramètre par profil, et vous pouvez par exemple décider de n’ouvrir l’accès qu’en consultation.

#Ajout d’un titre/libellé sur un email type

Si vous utilisez les emails types (dans les paramètres généraux), vous verrez que chaque email type dispose maintenant d’un champ supplémentaire : le libellé. Il s’agit du nom de l’email type, qui peut être différent du sujet de l’email lui même.

— Voir l’article mis à jour sur la création des emails types —

#Nouvelle requête possible sur le nombre d’occurrences d’un tag sur les comptes

Un nouveau critère est apparu sur les requêtes sur les comptes : le nombre d’occurrences d’une catégorie de tags. On peut ainsi requêter les comptes qui ont plus de x tags de la même catégorie.

— Voir l’article d’astuce sur une requête Occurrences sur tags —

#Nouveau déclencheur sur les processus commerciaux

Sur chaque processus commercial que vous utilisez, vous pouvez maintenant créer un déclencheur/automatisme quand l’opportunité passe de l’étape X à l’étape Y.

#Multi-structure : Affichage et saisie de la structure lors de la création de l’opportunité

Dédiée aux Koban géré en multi-structure, cette évolution permet d’afficher dans le formulaire de saisie de l’opportunité le choix de la structure concernée par l’opportunité. Pensez à faire afficher la structure dans les Paramètres > Opportunités et devis > Personnalisation, et éventuellement à rendre cette saisie obligatoire.

— Voir le détail du paramétrage sur le support —

##Facturation et Gestion

#Export PDF des factures d’un mois

Pour ceux qui utilisent déjà l’export comptable côté paramétrage, ou si vous découvrez cette fonctionnalité, vous pouvez depuis quelques semaines déjà générer un dossier de toutes les factures PDF d’un mois donné.

— Lire l’article pour générer l’export des factures PDF mensuelles —

#Gestion des stocks et déclinaisons de produits

Cette évolution ne concerne que les clients qui utilisent la gestion clients en lien avec la gestion des stocks.

Vous pouvez désormais ajouter des champs de déclinaisons sur les produits gérés en stocks, par exemple la déclinaison Couleur sur un produits T-shirts. Au moment de générer une entrée en stock manuelle, vous créez alors les différentes couleurs stockées sur ce produit. Une fois ces paramétrages et saisies effectués, vous pourrez choisir sur devis, commande puis facture client (uniquement client pour le moment) le produit et sa déclinaison. Votre client commandera par exemple 5 T-shirts jaunes et 3 T-Shirts blancs. La sortie de stock sera décrémentée par déclinaison.

#Gestion des stocks avec des produits composés

Cette évolution également ne concerne que les clients qui utilisent la gestion des stocks.

Vous pouvez créer des produits qu’on appelle des produits « composés », c’est à dire qui sont une addition de n produits présents en catalogue achat et gérés en stock. Lorsque ce produit composé est vendu, les n produits le composant sont décrémentés des stocks.


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