Logiciel franchise : comment choisir la solution idéale pour piloter et développer votre réseau

Un logiciel de franchise est une solution conçue spécialement pour gérer, contrôler et développer des réseaux de franchise. Il présente un fonctionnement particulier qui le différencie des outils « standards », comme par exemple des modules spéciaux pour la relation franchiseur-franchisé, la facturation automatique des redevances, la standardisation des processus, le suivi des performances globales du réseau et la communication interne.

Ce type de logiciel a 2 objectifs :

Voici les principales fonctionnalités propres à un logiciel franchise :

Avec un logiciel de franchise, les réseaux gagnent en efficacité, en transparence et en évolutivité. C’est un levier de croissance pour tout réseau souhaitant structurer sa gestion et accélérer son développement.

Pour rappel, selon BPI France : « La franchise est un système de commercialisation de produits, services ou technologies reposant sur une étroite collaboration entre deux entreprises juridiquement et financièrement indépendantes l’une de l’autre : le franchiseur et le franchisé. »

Les principaux avantages d’un logiciel franchise pour le franchiseur sont :

Les principaux avantages d’un logiciel franchise pour le franchisé sont :

Le développement d’un réseau de franchise est synonyme de recrutement de nouveaux franchisés. Les étapes sont très spécifiques et doivent respecter certaines obligations légales, comme par exemple le DIP. On retrouvera donc le suivi des demandes (issues du site internet, des rencontres sur les salons, de Toute La Franchise …), la gestion des candidatures, le suivi des échanges, l’organisation des entretiens ainsi que les validations au cours des différentes étapes du processus de validation et d’intégration.

Pouvoir piloter tout le parcours d’un candidat, depuis la première prise de contact jusqu’à la signature du contrat, permet de gagner du temps et d’assurer un recrutement plus rigoureux et plus fluide.

Le logiciel franchise présente des spécificités dans le pilotage, qui est nativement pensé « réseau ». Comme dans un logiciel standard, sont remontés le chiffre d’affaires, le taux de conversion et d’autres indicateurs de performance.

Cependant, ces KPI sont indiqués directement par franchise. Ce qui donne l’avantage de pouvoir comparer les performances entre franchisés pour identifier les bonnes pratiques à diffuser mais aussi les écarts, à corriger. Cela permet à vos animateurs du réseau de pouvoir rapidement identifier les franchisés en difficulté et leur apporter des solutions. Vous limitez donc les départs du réseau en assurant la réussite de tous vos franchisés.

Parmi ses autres particularités, le logiciel franchise gère la facturation des redevances, de manière plus ou moins automatisée suivant sa puissance. Un logiciel performant permettra d’automatiser entièrement la facturation des redevances selon vos méthodes de calcul. Faire cette tâche manuellement est non seulement chronophage mais est aussi potentiellement sources d’erreurs.

Un paramétrage amont suffit pour automatiser ce processus. En effet, grâce à des règles définies il est possible de facturer des sommes fixes, un pourcentage du chiffre d’affaires ou encore un forfait hybride. Par exemple : vous facturez des frais fixes mensuels, 2.5 % du CA pour les frais de gestion et 3 % du CA pour les actions marketing. Cette mise en place bénéficie également à la partie comptable dont le traitement sera grandement facilité.

L’un des enjeux majeurs de la franchise est de garder une homogénéité totale en termes d’image de marque. Tout doit être parfaitement répliqué du modèle initial. Un logiciel franchise mettra ainsi à disposition les outils nécessaires pour animer les franchisés, lancer des campagnes à différentes échelles et transmettre tous les supports de communication officiels.

Cela peut être par exemple l’accès à des kits marketing, à des templates de newsletter ou encore l’organisation d’opérations commerciales. L’objectif est de donner les bonnes ressources au bon moment à l’ensemble du réseau.

Animer son réseau de franchisés permet d’augmenter leur engagement… et donc potentiellement leur performance !

Une interview par Toute La Franchise donne en exemple une enseigne de location de voiture. Si une campagne publicitaire Facebook est lancée à l’échelle nationale, ce seront tous les franchisés qui en bénéficieront. Les retombées pourront être mesurées par l’augmentation du nombre de rendez-vous pris. Et cela peut justifier le pourcentage de CA qui leur est prélevé chaque année.

Chaque franchisé doit avoir accès à un espace personnel sécurisé dans le logiciel. Cet espace doit contenir :

L’idée, c’est que chaque franchisé soit autonome dans sa gestion quotidienne, tout en restant connecté au réseau.

Choisir son logiciel franchise, ce n’est pas juste cocher des cases de fonctionnalités. C’est avant tout trouver l’outil qui colle à votre manière de piloter votre réseau, aujourd’hui… et demain. Voici les critères essentiels à passer en revue pour ne pas se tromper.

La centralisation des données est un véritable levier stratégique pour la performance de votre réseau. Pourquoi ? Imaginez piloter votre réseau en consolidant tout sur un Excel à partir de tableaux Excel envoyés séparément par chacun de vos franchisés. Avoir un logiciel dans lequel les données sont totalement internalisées (saisie ou production, traitement et analyse) permet de prendre les bonnes décisions sur la base d’informations fiables et améliore le niveau de collaboration.

Toutefois, centraliser ne veut pas dire tout partager ! Le logiciel doit aussi permettre une gestion fine des droits d’accès. Chaque franchisé doit voir uniquement ce qui le concerne et le franchiseur doit pouvoir contrôler qui a accès à quoi, en toute simplicité.

Si tous les logiciels franchises ont un socle commun solide, il est cependant possible de personnaliser en partie vos processus, tout n’est pas figé. Ainsi, certains logiciels s’adaptent à votre organisation (et non le contraire). Vous pourrez par exemple personnaliser les parcours candidats, les espaces franchisés, les règles de facturation ou bien encore les tableaux de bord. La puissance de votre outil sera aussi sa capacité à s’adapter à vos spécificités.

Un réseau de franchises est par définition voué à se développer, multipliant les nouveaux franchisés. Il est donc capital que l’outil choisi soit conçu spécifiquement pour accompagner cette croissance, s’affranchissant des obstacles communs de la croissance d’entreprise. Par exemple, l’ajout d’un franchisé doit être simplifié au maximum car il s’agit d’une démarche « de routine » là où l’ajout d’une nouvelle entité dans un CRM peut donner lieu à un chantier conséquent.

Cela signifie que le logiciel franchise est spécialement conçu pour grandir avec vous, comme un vêtement qui s’adapte à votre taille, sans jamais être trop petit ni trop grand. Il doit être capable de gérer toujours plus d’utilisateurs, de données et de nouvelles fonctionnalités à activer au fur et à mesure de votre développement.

Tout comme l’expérience utilisateur CRM est importante pour les collaborateurs d’une entreprise, il est en de même pour vos futurs franchisés. Et même juste pour vous qui allez l’utiliser quotidiennement et pour la grande majorité de vos tâches.

L’ergonomie d’un outil peut facilement être un frein à l’adoption et l’usage du logiciel et donc nuire directement à l’animation de votre réseau… mais aussi sa performance. Plus l’usage est facilité et simple, plus rapide sera l’adoption et plus faibles seront les besoins de formation.

L’un des critères de choix d’un logiciel de franchise doit être son modèle de tarification. Au-delà des fonctionnalités du logiciel, le tarif d’un outil doit être simple et adapté au développement du réseau de franchisés.

Contrairement à un logiciel classique qui sera facturé en fonction du nombre d’utilisateurs ou de licences, l’outil de gestion d’un réseau de franchise doit évidemment s’adapter à la structure même du réseau : un franchiseur et plusieurs franchisés. La tarification d’un tel outil de pilotage et de développement d’un réseau repose ainsi sur une double logique :

Un tel modèle de tarification a l’avantage de permettre de :

Certains éditeurs de logiciel de franchise proposent aussi des solutions avec des tarifs au succès, à l’image de Koban, où le tarif est dégressif en fonction du nombre de franchisés dans le réseau. Avec un tel modèle, le franchiseur peut obtenir un retour sur investissement rapide, sans ralentir sa croissance avec un outil trop rigide ou trop coûteux.

Choisir un éditeur 100% français, basé en France est gage de nombreuses garanties et loin d’être un détail. Pourquoi ? Cela veut dire que nous maîtrisons parfaitement le cadre légal de votre activité. Que cela soit la RGPD, les règles de fiscalité ou encore les spécificités du droit de la franchise : tous ces éléments sont mis à jour automatiquement dans votre outil. Vous pouvez donc vous concentrer sur votre activité, nous nous occupons du reste !

À la base, Koban est un CRM puissant. Mais surtout, il a été adapté spécifiquement aux réseaux de franchises.

Vous pouvez :

Le tout avec une grande souplesse de personnalisation, pour coller parfaitement à vos méthodes et vos process.

Que vous soyez au lancement de votre concept ou à la tête d’un réseau de 100 franchisés, Koban s’adapte à votre taille et à votre rythme.

Notre solution est conçue pour être évolutive. Vous pouvez commencer avec l’essentiel, puis activer de nouvelles fonctionnalités à mesure que votre réseau grandit : reporting avancé, facturation automatique des redevances, animation réseau, marketing automatisés, enquête de satisfaction etc.

Pas besoin de changer de logiciel tous les deux ans : Koban vous suit sur la durée.

Chez Koban, on n’est pas juste un logiciel. On vous accompagne avant, pendant et après la mise en place de votre solution.

Nos équipes basées en France vous aident à :

Pas de call center anonyme, pas de réponses automatiques : vous avez un vrai interlocuteur qui connaît votre projet et votre réseau.

Prêt à structurer votre réseau de franchise ? Découvrez la solution CRM Koban adaptée aux franchiseurs, le logiciel franchise spécialement conçu pour vos besoins.