Avoir un outil liant CRM et facturation, ça change la vie !

La gestion ou la facturation… C’est (très) souvent mal vu : difficile, méthodique, ennuyeuse…. Justifiée ou non, on ne se le cache pas, c’est la vision de beaucoup de personnes.

Chez Koban, Ludivine en totale reconversion professionnelle (ancienne infirmière) n’a pas eu peur de relever le défi et de s’occuper de la gestion chez Koban avec…. Koban. Et tout compte fait, il ne semble pas que nos clients se plaignent de fausses factures…. 😉

Alors, à tous ceux qui sont effrayés par la gestion de leur entreprise, pas de panique voyons ensemble comment Koban a simplifié la vie de Ludivine (et bientôt la vôtre ?)

Quelles sont les fonctionnalités de Koban que tu utilises au quotidien ?

Dans le module GESTION, j’utilise au quotidien les fonctionnalités commandes clients, factures clients et contrats . Plusieurs fois par semaine, je suis amenée également à gérer les commandes fournisseurs pour faire un point sur les factures reçues et gérer les partenaires.

Commandes fournisseurs depuis Koban
Vue de la liste des commandes fournisseurs dans Koban

Je  crée régulièrement des actions pour un autre utilisateur car j’ai parfois besoin  qu’il fasse quelque chose pour moi pour que je puisse avancer dans mon travail (comme la mise à jour d’un contrat ou la vérification d’une facture). Je ne suis que peu en contact direct avec les clients donc j’ai besoin des autres membres de l’équipe !

En quoi Koban te facilite le travail au quotidien ?

Koban me permet d’avoir une vue d’ensemble sur mon travail en cours et celui que j’ai à faire. Je sais quels  contrats sont à facturer, les commandes qui sont à traiter ou en cours. De plus, je renseigne et maîtrise les paiements qui ont été versés et surtout, je vois clairement les factures en retard de paiement que je dois relancer.

Mieux encore, je peux me noter des commentaires pour chacune des factures et savoir où j’en suis dans mes démarches de suivi. Par ce biais, mes collègues me renseignent quant à eux sur des informations particulières (facturer partiellement, attendre une date avant de le faire, facturer un OPCA….). Enfin, et c’est extrêmement important pour moi, je vois, par le biais de la vue paiement des factures échues, si j’ai bien mis en prélèvement les clients.

Liste des factures échues Koban
Vue de la liste des factures échues dans Koban.

La chose que tu préfères avec Koban ? Ta fonctionnalité préférée du moment ?

J’aime pouvoir ouvrir plusieurs onglets pour avoir plusieurs vues de koban en même temps . L’utilisation du filtre sur une colonne est également très pratique car les recherches sont précises et rapides.

La mise en place d’actions me permet au quotidien de planifier mon travail à court et long terme en étant sûre de ne rien oublier et cela me permet également de solliciter mes collègues. Ces derniers reçoivent mon action et la traitent dès qu’ils ont le temps sans pouvoir l’omettre dans la mesure où elle est inscrite dans leur agenda. Avec la possibilité d’organiser mes colonnes selon mes besoins , les contrats apparaissent clairement par ordre chronologique et je sais facilement ceux qui sont à renouveler, s’ils sont mensualisés ou annuels…  Pour la facturation fournisseurs, le fait de pouvoir joindre un document à une facture est très pratique et facilite le travail du point de vue comptable.

Un conseil pour quelqu’un qui voudrait prendre le module gestion en main ?

Par expérience, je dirais qu’une formation rapide s’impose pour connaître  les petits trucs et astuces et commencer avec un maximum d’efficacité. Une fois qu’on a compris les notions et la logique, c’est facile !

Alors, vous êtes convaincu de l’importance d’un outil liant CRM et facturation ? Demandez une démo gratuite de Koban pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités.


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