Comment déterminer le bon moment pour créer une opportunité commerciale ?

Vous venez de détecter un potentiel projet avec un prospect ? C’est donc le moment de créer une opportunité commerciale ! Celles-ci sont essentielles afin de piloter efficacement l’activité commerciale de votre entreprise. Mais encore faut-il savoir les créer au bon moment…

Si vous êtes tombés sur cet article, c’est sans doute que vous vous êtes déjà posé ces questions existentielles : « mais quel est le bon moment pour créer mon opportunité ? Dois-je attendre d’être certain de signer ? Ou au contraire dois-je la créer dès que je parle avec un prospect ? »

Pas d’inquiétude, chez Koban ON VOUS COMPREND TOTALEMENT ! Nous sommes aussi passées par là à nos débuts… Alors, continuez votre lecture nous allons tout vous expliquer en détails.

UNE OPPORTUNITÉ, QUESACO ?

Commençons par les bases avec un petit rappel sur la définition des opportunités commerciales. Une opportunité, au sens Koban, permet de visualiser sur une fiche d’entreprise (ou d’un contact) un potentiel projet et par conséquent, un potentiel chiffre d’affaire.

Il est donc possible d’avoir plusieurs opportunités en cours chez vos prospects et vos clients simultanément. L’objectif est de toutes les renseigner pour n’en oublier aucune et réussir à piloter son activité. Le risque ? Créer ses opportunités au mauvais moment et ainsi fausser tous les chiffres de l’activité commerciale.

On rencontre souvent deux cas de figure :

  • Les personnes qui créent l’opportunité beaucoup trop tôt
  • Celles qui créent l’opportunité beaucoup trop tard

— Pour en savoir plus sur les fonctionnalités commerciales de Koban, c’est par ici —

#CAS N°1 : QUAND JE CRÉE UNE OPPORTUNITÉ TROP TÔT

« Pour moi, dès que j’échange avec un prospect (échange de mail ou téléphone) je crée une opportunité même si le projet est incertain et très lointain ! »

Il est vrai que potentiellement on peut avoir du business avec chacun des prospects contactés. Ce qui voudrait dire qu’il faut créer des opportunités sur chacun d’entre eux…. Mais soyons honnête, ce n’est pas la bonne méthode à adopter et voici les risques à agir de cette façon :

  • Vous avez énormément d’opportunités en cours
  • Votre pipeline (montant total des opportunités en cours) en temps réel est totalement faussé et ne reflète pas la réalité. Ainsi, il est très difficile de piloter l’activité commerciale.
  • Vous perdez beaucoup d’opportunités (vu que vous les avez créées sans réel projet derrière) ce qui baisse considérablement votre taux de transformation (c’est démotivant !)

En conclusion, créer une opportunité trop tôt revient à fausser tous les chiffres de l’activité commerciale et vous ferait (presque) passer pour un mauvais vendeur. Compliqué, dans ce cadre, de piloter l’activité avec des indicateurs qui ne reflètent absolument pas la réalité, ce qui peut avoir des conséquences lourdes sur votre entreprise.

#CAS N°2 : QUAND JE CRÉE UNE OPPORTUNITÉ TROP TARD

« Moi je préfère créer une opportunité seulement quand je suis certaine de signer le devis ! »

Pour les plus pessimistes d’entre nous, il est difficile de créer une opportunité sans avoir quelque chose de concret. Ainsi, il est plus « rassurant » de la créer au dernier moment, par exemple au moment d’envoyer le devis, afin d’être certain de ne pas la perdre. Cependant cela impacte fortement tous vos chiffres :

  • Vous n’avez presque aucune opportunité en cours. Premièrement, au niveau personnel ce n’est pas très gratifiant de voir qu’il n’y aucun projet concret en cours.  Deuxièmement, au niveau de la direction on peut même se demander ce que vous avez fait durant vos heures de travail.
  • Votre pipeline proche de 0 ne reflète pas la réalité car contrairement à ce que disent les chiffres, vous avez surement déjà entamé des process avec des prospects, et vous avez sûrement du chiffre d’affaires à aller chercher et à suivre.
  • Votre taux de transformation est proche des 100% : logique si vous créez les opportunités uniquement quand vous êtes certain de les gagner

Encore une fois, les chiffres sont faussés et il est presque impossible d’analyser la performance de votre entreprise. A quoi bon avoir un CRM si ce n’est pas pour suivre le processus commercial et analyser son efficacité ?

MAIS ALORS QUEL EST LE BON MOMENT POUR CRÉER MON OPPORTUNITÉ ?

Il faut comprendre déjà qu’une opportunité est bien plus qu’une simple supposition, avant de la créer il faut vous poser systématiquement 3 questions :

  • Le prospect a-t-il réellement un projet (à court ou moyen terme, en général dans les 12 mois qui arrivent) avec un budget alloué, ne serait-ce qu’une enveloppe globale à affiner ?
  • Est-ce que je sais répondre à son besoin ?
  • Suis-je bien identifié auprès du décideur ? Et accepterait-t-il de me solliciter pour ce projet ?

Si vous répondez « Oui » à chacune de ces questions, il est grand temps de créer votre opportunité sans plus attendre ! Au contraire, si vous répondez « non » à une seule des questions, votre opportunité n’est pas encore prête et il vaut mieux attendre avant de la créer dans Koban.

Dans ce cas, pensez simplement Agenda et planifiez-vous une action à venir, pour suivre votre prospect et vous rappeler à son bon souvenir en temps et en heure.


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