Gratuit
[Guide] Réussir vos campagnes SMS marketing
Télécharger
[Prospection]04.07.2022

Comment construire un tableau de bord commercial ?

Fabien VIGNON Responsable commercial

Un tableau de bord commercial est un support de pilotage et d’analyse de votre activité commerciale. Il rassemble, sur un même écran, les indicateurs clés de votre performance commerciale. Très important pour les commerciaux et les managers, c’est un outil indispensable pour suivre vos activités et prendre des décisions stratégiques.

Toutefois, c’est un reporting qui peut demander beaucoup de temps et de travail de la part du manager : pas de logiciel adapté, données difficilement accessibles. Alors voyons ensemble comment construire un tableau de bord efficace.

C’est quoi un tableau de bord commercial ?

Tout d’abord, le tableau de bord est un support de pilotage de l’activité de votre entreprise. Il contient les données essentielles sur les résultats de l’entreprise, les activités et la performance des salariés/ Nous nous concentrons ici sur le commercial, mais les tableaux de bord sont également utilisés pour suivre les résultats marketing ou gestion par exemple. Vous l’aurez deviné, le tableau de bord commercial regroupe des indicateurs comme le nombre de rendez-vous effectué, les ventes réalisées, le nombre d’appels de prospection passés etc.

Mais aussi, le tableau de bord commercial sert comme base de décision pour mettre en place les bonnes actions en route et développer l’entreprise. Les indicateurs permettent de suivre les performances en temps réel. Le but est de les suivre régulièrement, afin d’être alerté au plus tôt en cas de nécessité et assurer la pérennité de l’entreprise. 

En résumé, un tableau de bord commercial a plusieurs objectifs :

  • Suivre la réalisation des objectifs de votre équipe
  • Piloter votre activité pour se projeter et anticiper
  • Etre alerté rapidement en cas de non respect des objectifs pour s’adapter ou mettre en place des actions spécifiques
  • Prendre des décisions stratégiques. Par exemple, si certains buts n’ont pas été remplis, être capable de détecter les raisons et adapter votre plan d’action en conséquence.
  • Donner au commercial un moyen de se repérer, connaître ses métriques.

Qui est concerné par les tableaux de bord ?

Les tableaux de pilotage peuvent (et doivent)  être suivis plusieurs types de profils.

Premièrement, la direction et les managers. Ils ont besoin de suivre les activités en temps réel, d’avoir une vue globale et de suivre les résultats des équipes. Il ne s’agit pas de « surveiller » les commerciaux mais d’avoir un retour sur les performances des différences actions menées. De plus, les tableaux de bord sont une très bonne base pour animer une réunion commerciale. 

Deuxièmement, les commerciaux. Ils ont pour objectif de performer en réalisant des ventes afin de développer le chiffre d’affaires. Ils ne peuvent avancer les yeux fermés sans ligne de conduite. Le tableau de bord permet à chacun vente de suivre l’atteinte des objectifs et de jauger les efforts à fournir pour les réaliser. Cela peut également devenir un moyen de motivation important si les commerciaux ont accès aux résultats de chacun. De plus, cela permet de responsabiliser et d’impliquer les équipes. 

Comment créer un tableau de bord des ventes ?

Voici les différentes étapes pour créer un tableau de bord des ventes :

  1. Définir les objectifs de votre tableau de bord
  2. Définir les membres concernés
  3. Choisir les indicateurs à suivre
  4. Mettre en place les tableaux dans un logiciel adapté
  5. Définir un système de suivi

1 – Définir les objectifs de votre tableau de bord

Même si la création des analyses peut sembler facile, il ne faut pas se lancer tête baissée dans leur construction. Il est d’abord nécessaire de se demander quels sont les objectifs de votre analyse. De façon générale, on constate deux types différents :

  • Les objectifs de reporting : qui permettent d’analyser des indicateurs sur une période donnée. Exemples : quelle catégorie de produits a généré le plus de résultats le mois dernier ? Combien de rendez-vous ont été pris depuis le début d’année ? Combien de projets ont été signés par le commercial X le mois dernier ? Etc…
  • Les objectifs de pilotage, qui comme son nom l’indique, permettent de piloter et se projeter dans le temps (votre prévisionnel de vente par exemple).

2 – Définir les membres concernés par le tableau de bord

Nous parlons ici d’un tableau de bord commercial, mais est-t-il destiné aux commerciaux ? Aux responsables commerciaux ? Aux dirigeants ? Il est important de définir les membres concernés car les données suivies ne seront pas les mêmes. Effectivement, les commerciaux auront des statistiques liées à leur propre situation et performance. Tandis que les managers auront des métriques plus globales sur l’activité de l’entreprise et l’efficacité de toutes les équipes.

💡 Cette étape permet également de définir le nombre de tableau de bord à créer. Dans certaines entreprises, il est possible qu’il n’y ait pas de distinction entre les commerciaux et managers. Vous pouvez également en créer un « équipe » dans lequel vous mettez les résultats de toute l’équipe commerciale pour pousser la motivation et mettre en place une compétition saine en interne.

Demander une démonstration gratuite

Avec notre outil CRM Koban, vous pouvez personnaliser les indicateurs dès la page d’accueil. Vous créez vos propres tableaux de bord et suivez vos objectifs quotidiennement. En plus, vous gérez votre activité commerciale, votre facturation et vos actions marketing.

3 – Définir les indicateurs à suivre

Dans chacun des tableaux, vous allez définir les indicateurs à suivre et sous quelle(s) forme(s). Le choix dépend fortement de vos objectifs business et de ceux de vos commerciaux. Par exemple, si l’objectif de votre commercial A est de trouver 10 nouveaux prospects par mois. Dans son tableau, vous allez suivre le nombre de rendez-vous / appels de prospection effectués, le taux de transformation, le nombre de nouveaux prospects créés et le nombre de projets détectés. Vous pouvez décider de le suivre via un indicateur, un graphique ou encore un tableau croisé . L’objectif est que le résultat soit visuel, simple et que vous puissiez tirer rapidement des conclusions.

Voici quelques règles à respecter pour sélectionner vos indicateurs :

  • Le nombre : pensez à ne pas trop mettre de choses sur un seul tableau de bord. On a souvent tendance à vouloir mettre beaucoup d’informations en pensant que cela nous sera utile pour prendre des décisions. Mais en réalité, c’est plutôt l’inverse. Si il y a trop de données, on aura du mal à sortir des tendances et le risque est de ne plus rien suivre du tout. Il est préférable de faire plusieurs suivis précis avec 5-10 indicateurs que de faire un tableau de bord avec 35 KPI (=key indicator performance) !
  • Ne pas seulement mettre des données « évidentes » type CA, marge… Ce sont des métriques très intéressantes et importantes mais ce ne sont pas les seules. Essayez de dégager des KPI propres à votre entreprise, à vos objectifs et importantes selon votre stratégie commerciale.

Voici quelques exemples de statistiques clés pour commencer dans votre construction (attention, les KPI sont forcément différents en fonction de votre secteur et de votre stratégie) :

  • le chiffre d’affaires sur les clients
  • le nombre d’appels passés sur les prospects / clients
  • le nombre d’opportunités créée/gagnée/perdue
  • le taux de transformation
  • le panier moyen
  • ….

4 – Choisir un logiciel adapté

Un tableau de bord doit être visuel, attractif et surtout lisible. Si ce n’est pas le cas, il ne sera pas suivi et ne vous aidera pas à piloter votre développement. Ce qui est dommage après tous vos efforts. Quand on parle chiffres, on pense souvent à Excel. Et Excel est effectivement un outil qui permet de faire des analyses mais qui reste très manuel, avec un risque d’erreur assez élevé et qui demande donc beaucoup de temps. En outre, Excel peut-être adapté à vos débuts, quand vous n’avez pas encore beaucoup, voire aucun commerciaux. Mais il montre rapidement ses limites par la suite…

Si vous n’avez pas encore d’outils, on vous conseille d’utiliser un logiciel directement connecté à votre base de données. Entre autres, un logiciel CRM. Ce dernier vous permettra non seulement de gérer votre relation client (suivi prospects, relances, devis, factures…) mais également de créer des tableaux de bord personnalisés. L’avantage ? Les données sont directement accessibles et surtout se calculent automatiquement. Il vous suffit de choisir l’indicateur souhaité et hop, le logiciel le calcule pour vous.

💡 Bon à savoir : sur notre outil Koban, par exemple, vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés. Histogramme, courbe, camembert, chiffres « flash », tableaux croisés…. Tout ce qu’il faut pour les amoureux des chiffres.

Exemple d’un tableau de bord commercial construit avec Koban

5 – Définir le système de suivi

Enfin, il est important de définir votre système de suivi. Avoir un tableau de bord commercial c’est bien mais faut-il encore s’en servir. Il faut décider la fréquence à laquelle il est nécessaire de le suivre : faites-vous un point hebdomadaire avec votre équipe ?

💡 Nous vous conseillons de créer chaque analyse l’un après l’autre. Une fois le premier réalisé, vous pouvez facilement le prendre en tant que modèle et le dupliquer pour plus de rapidité. Dans Koban, dès que vous ouvrez un compte chez nous, vous avez un modèle avec les données commerciales clés. Vous pouvez évidemment le personnaliser par la suite ! Si vous n’êtes pas à l’aise avec ces notions, notre équipe vous accompagne avec une formation personnalisée ou via une session de travail.

Quels éléments figurent dans un tableau de bord commercial ?

Nous avons déjà évoqué les différentes informations que vous pouvez ajouter. Toutefois, sachez qu’il est également important d’y ajouter des indicateurs moins « commerciaux ». Les services sont aujourd’hui interconnectés et vous devez avoir une vision d’ensemble pour prendre les bonnes décisions. Nous vous conseillons donc plusieurs métriques :

[Guide]
Optimiser vos réunions commerciales

Selon Atlassian, les salariés perdent en moyenne 31 heures chaque mois lors de réunions commerciales complètement inutiles! Ca vous parait beaucoup? Nous aussi ! Notre guide vous aide à devenir plus efficace grâce à toutes les étapes expliquées pour enfin mener des réunions commerciales performantes et constructives.

Des indicateurs pour le suivi quotidien

Ici, nous pensons à toutes les statistiques de l’activité quotidienne du commercial :

  • Le nombre d’appels téléphoniques passés
  • Les rendez-vous réalisés
  • Le nombre d’opportunités créées / gagnées etc.

En bref, ce sont toutes les données qui permettent de suivre les performances des équipes commerciales.

Des KPI gestion

Les KPI de gestion sont également importants dans les reporting commerciaux. On pense notamment :

  • Le chiffre d’affaires : sous forme de chiffre, de courbe, évalué par commercial ou au global
  • La marge
  • Les remises accordées
  • Les catégories de produits les plus vendus
  • Les impayés

Des résultats marketing

Enfin, on peut également y ajouter des résultats marketing. Ce n’est plus un secret, les services sales et marketing sont intimement liées (bonjour le Smarketing!). Ici, on peut notamment mesurer les performances avec :

  • Le nombre de leads transmis à l’équipe vente
  • Le taux de transformation des leads
  • Les raisons de refus des leads
  • ….

Ces articles peuvent vous intéresser

Voir tous les articles