Comment construire un tableau de bord commercial ?

Un tableau de bord commercial est un outil de pilotage et d’analyse de votre activité commerciale. Il rassemble, sur un même écran, les indicateurs clés de votre performance commerciale. Très important pour les commerciaux et les managers, un tableau de bord commercial est indispensable pour suivre votre activité et prendre des décisions stratégiques.

Toutefois, c’est un reporting qui peut demander beaucoup de temps et de travail de la part du manager : pas d’outil adapté, données difficilement accessibles.. Voyons ensemble comment construire un tableau de bord efficace.

# Qu’est-ce qu’un tableau de bord commercial et à quoi ça sert ?

Un tableau de bord commercial regroupe l’ensemble des indicateurs clés qui vous permettent de suivre votre activité commerciale et la performance de vos équipes. Cela peut être le nombre de rendez-vous, le nombre d’appels téléphoniques, le nombre d’opportunités créées etc…

Un tableau de bord commercial a plusieurs objectifs :

  • Suivre la réalisation des objectifs de votre équipe
  • Piloter votre activité pour se projeter et anticiper
  • Etre alerté rapidement en cas de non respect des objectifs pour s’adapter ou mettre en place des actions spécifiques
  • Prendre des décisions stratégiques. Par exemple, si certains objectifs n’ont pas été remplis, être capable de détecter les raisons et adapter votre plan d’action en conséquence.
  • Donner au commercial un moyen de se repérer, connaître ses chiffres et l’avancée de ses objectifs.

Le tableau de bord commercial est donc un outil indispensable pour votre activité. Mais, comment le construire ?

Les étapes pour construire un tableau de bord commercial

Définir les objectifs de votre tableau de bord

Il ne faut pas se lancer tête baissée dans la construction d’un tableau de bord commercial. Il est d’abord nécessaire de se demander quels sont les objectifs de votre analyse. De façon générale, on constate deux types d’objectifs :

  • Les objectifs de reporting : qui permettent d’analyser des indicateurs sur une période donnée. Exemples : quelle catégorie de produits a généré le plus de chiffre d’affaires le mois dernier ? Combien de rendez-vous ont été pris depuis le début d’année ? Combien de projets ont été signés par le commercial X le mois dernier ? Etc…
  • Les objectifs de pilotage, qui comme son nom l’indique, permettent de piloter et se projeter dans le temps (votre prévisionnel de vente par exemple).

Définir les membres concernés par le tableau de bord

On parle ici d’un tableau de bord commercial, mais est-ce un tableau destiné aux commerciaux ? Aux responsables commerciaux ? Aux dirigeants ? Il est important de définir les membres concernés car les indicateurs suivis ne seront forcément pas les mêmes.

Les commerciaux auront plutôt des indicateurs sur leur propre performance tandis que les managers auront également des métriques plus globales sur la performance de l’équipe.

Définir les indicateurs à suivre

On a nos objectifs et les membres concernés, il est maintenant temps de décider les indicateurs qui vont venir alimenter notre tableau de bord. Il y a quelques règles à respecter pour sélectionner vos indicateurs :

  • Le nombre : pensez à ne pas trop mettre d’indicateurs sur un seul tableau de bord. On a souvent tendance à vouloir mettre beaucoup d’informations en pensant que cela nous sera utile pour prendre des décisions. Mais en réalité, c’est plutôt l’inverse. Si il y a trop de données, on aura du mal à sortir des tendances et le risque est de ne plus rien suivre du tout. Il est préférable de faire plusieurs tableaux de bord précis avec 5-10 indicateurs que de faire un tableau de bord avec 35 KPI (=key indicator performance) !
  • Ne pas seulement mettre des indicateurs “évidents” type chiffre d’affaire, marge… Ce sont des métriques très intéressantes et importantes mais ce ne sont pas les seules. Essayez de dégager des KPI propres à votre entreprise et importantes selon votre stratégie commerciale.

Choisir un outil adapté

Un tableau de bord doit être visuel, attractif et surtout lisible. Si ce n’est pas le cas, il risque de ne pas être suivi et surtout de ne pas vous aider à piloter votre activité. Ce qui serait dommage après tous vos efforts pour le mettre en place ! Quand on parle reporting, on pense souvent à Excel. Et c’est un outil qui permet effectivement de faire des analyses mais qui reste très manuel, avec un risque d’erreur assez élevé et qui demande donc beaucoup de temps. Cela peut-être adapté au début de l’activité, quand on n’a pas encore voire pas de commerciaux. Mais l’outil montre rapidement ses limites par la suite…

Si vous n’avez pas encore d’outil, on vous conseille d’utiliser un outil directement connecté à votre base de données et à votre activité commerciale. Entre autres, un logiciel CRM. Ce dernier vous permettra non seulement de gérer votre relation client (suivi prospects, relances, devis, factures…) mais également de créer des tableaux de bord personnalisés. L’avantage ? Les données sont directement accessibles et surtout se calculent automatiquement. Il vous suffit de choisir l’indicateur souhaité et hop, le logiciel calcule à votre place.

Bon à savoir : Sur notre outil Koban, par exemple, vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés. Histogramme, courbe, camembert, chiffres “flash”, tableaux croisés…. Les amoureux du reporting vont être ravis !

Exemple d’un tableau de bord commercial construit dans Koban

Définir le système de suivi

Enfin, il est important de définir votre système de suivi. Avoir un tableau de bord commercial c’est bien mais faut-il encore s’en servir. Il faut décider la fréquence à laquelle il est nécessaire de suivre le tableau : faites-vous un point hebdomadaire avec votre équipe ?

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