Comment obtenir plus de réponses à une relance mail ?

Pour commencer, rappelons que le mail est toujours de loin le premier canal de communication en entreprise. Lors de vos échanges avec des prospects, nous sommes tous d’accord qu’il est primordial d’obtenir des réponses à une relance mail pour avancer dans le processus commercial. Que ce soit après une demande de sa part, ou un premier contact lors d’un événement par exemple. C’est aussi agréable de recevoir une réponse quand on a passé du temps à rédiger un mail.

C’est pourquoi on s’est penché sur la question afin de vous permettre d’améliorer le taux de retour de vos prospects et clients par mail.

Améliorer le taux d’ouverture d’une relance mail

La structure type d’une relance mail

D’abord, intégrez dans le corps du mail plusieurs éléments afin d’inciter le lecteur à poursuivre l’échange ou à effectuer une action. on y retrouve :

S’il y a déjà eu un premier contact, un remerciement est toujours agréable et permet d’appuyer le dernier échange
Un rappel du contexte de votre sollicitation, suite à un évènement, à un livre blanc téléchargé sur le site ou à une recommandation par exemple.
Un appel à l’action clair et engageant sous forme d’une question simple pour ne pas brouiller la demande principale.
Rappeler sa disponibilité pour tout nouvel échange

Bien gérer le temps entre chaque relance

Suivez un rythme précis d’un relance mail afin d’avoir la même marche à suivre à chaque fois

Il faut compter environ entre 3 et 5 emails de relance sur une période. Evidemment, tout dépend de votre processus commercial et de la typologie des clients. Mais, il faut attention à ne pas en faire trop, comme ne pas en faire assez.

N’hésitez pas à avoir un rythme soutenu. Il faut montrer votre réactivité. Il n’est pas nécessaire d’attendre forcément 4-5 jours pour relancer. Envoyez votre premier mail rapidement. Le suivant à J+3 par exemple et ensuite à J+10.

La relance par mail c’est bien mais ce n’est pas la seule relance qui existe. Pensez à varier les canaux pour relancer vos clients / prospects. On peut penser au téléphone ou aux réseaux sociaux encore.

Exemples de relance mail

Voyons maintenant quelques exemples des relances mail. Ces relances peuvent être soit manuelles, soit automatiques. Mais nous reviendrons sur ce point un peu plus tard dans l’article.

Exemple n°1 : Suite à une demande de la part du prospect

Bonjour Pierre,

Merci pour votre demande!

Suite à votre demande sur notre site web, j’ai tenté de vous joindre afin de mieux comprendre ce que vous recherchez et quel est votre projet. L’objectif de cet échange est de vous apporter les informations nécessaires et de vérifier l’adéquation entre votre projet et ce que vous pouvez faire avec [Nom de votre société]

Êtes-vous disponible la semaine prochaine pour fixer un rendez-vous ?

Dans l’attente d’un retour, je reste à votre disposition si vous avez la moindre question.

Belle journée,

Exemple n°2 : Relance suite à un premier rendez-vous

Bonjour Jean,

Suite à notre échange en ce début de semaine, j’ai tenté de vous joindre afin d’avancer sur votre projet.

Je souhaite vous apporter des éléments de réponses aux questionnements que vous aviez lors de notre dernier rendez-vous. Pour plus de fluidité dans la conversation, il est plus confortable de s’appeler pour aborder le sujet.

Est-ce que mardi 12 mars, vous êtes disponible plutôt le matin ou l’après-midi ?

J’attends votre réponse afin de bloquer le créneau,

Très bonne journée,
Bien cordialement,

Exemple n°3 : Quelques jours après une offre envoyée

Bonjour Maxime,

Comment allez-vous?

Je reviens vers vous afin de savoir où vous en êtes dans l’étude de l’offre que je vous ai envoyée il y a une dizaine de jours suite à notre échange lors de la présentation de notre solution.

Vous pouvez me contacter afin d’en parler ensemble, mes coordonnées sont disponibles dans ma signature mail. Si vous souhaitez valider l’offre, je vous invite à m’envoyer les documents en réponse à ce mail.

Bonne semaine et à bientôt,

Gagner du temps dès maintenant !

Avec un CRM comme Koban, vous pouvez enregistrer des modèles de relance pour gagner du temps. Plus besoin de taper chaque relance à la main, il suffit de sélectionner le modèle souhaité. C’est une fonctionnalités qui permet un gain de temps conséquent sur un tâche qui est souvent chronophage.

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Relance mail : tous nos conseils

Personnalisez le message (On ne le dira jamais assez)

Un premier point important, le prospect doit sentir que la relance mail est personnalisée. Il ne doit pas avoir l’impression que c’est un email « bateau » envoyé à tous les prospects. Si vous faites cela correctement, vous maximisez vos chances de retour.

Utiliser un ton plus ou moins « détente » en fonction des clients

Dans la suite logique des choses, le ton sera aussi à adapter par rapport à la relation que vous entretenez avec le client / prospect. Vous appelez certains d’entre eux par leurs prénoms, d’autres avec des formules plus soutenues. Vous pouvez également personnaliser le contexte en fonction de votre niveau de proximité ou parler d’un projet que vous avez vu passer sur les réseaux ou autres.

Proposer une alternative si pas de réponse

Même avec des outils et des méthodes efficaces, il y a toujours une part de relance mail qui reste sans réponse après plusieurs tentatives. Vous avez tout essayé : les appels, le message sur les réseaux… Il est temps de proposer une alternative. Peut-être que ce que vous demandez au prospect est trop engageant pour lui et qu’il n’est pas encore assez mûr pour réaliser cette action. Par contre, une solution alternative peut lui convenir : une invitation à un évènement, à un webinaire, le téléchargement d’un livre blanc, l’envoi d’un échantillon / une période d’essai gratuite..

Introduire le sales automation pour automatiser certaines relances

Les relances mails prennent du temps aux commerciaux et c’est souvent une action redondante et chronophage. La solution est d’automatiser une partie des relances. C’est-à-dire que vous allez préparer des séquences d’emails automatisés qui vont s’envoyer en fonction du comportement du destinataire. Le commercial n’a donc plus rien à faire et peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Bien entendu, il faut segmenter les prospects / clients à relancer automatiquement en fonction du potentiel. Certains projets nécessitent le suivi « manuel » d’un commercial. Avec l’outil CRM Koban, vous pouvez automatiser vos relances grâce à notre fonctionnalité des scénarios marketing. Alors qu’attendez-vous ?

Ce genre de pratique est à suivre de très près. En effet, le taux d’ouverture et le taux de conversion indiquent du succès ou non de ce genre de relances. Cela démontre l’importance d’avoir accès à ces indicateurs afin d’adapter votre stratégie.

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