Contrats et Abonnements des clients : pourquoi les suivre dans Koban

Dans le cadre de votre activité, vous vendez des produits qui font l’objet d’un abonnement, ou d’un contrat. Dans ce cadre vous avez besoin de gérer les périodes de renouvellement et de facturer périodiquement et/ou de façon automatisée.

J’ai souhaité dans mes articles vous présenter le module de gestion des contrats, pour que vous ayez une idée de son fonctionnement et de ce qu’il peut vous apporter au quotidien.

Contrats et abonnements dans Koban : périodes d’engagement et renouvellement

Lorsque vous gérez des abonnements ou des contrats, le plus compliqué dans un fichier Excel par exemple, est de penser à bien suivre les dates de fin de contrat.

La durée d’engagement, et donc la date de fin de contrat est importante à gérer pour 2 raisons (prenons un cas de figure fréquemment rencontré dans lequel vous vous reconnaîtrez peut-être) :

  • 30 jours avant la date de fin du contrat (ou n jours), vous souhaitez prévenir votre client que le renouvellement arrive dans 30 jours, et qu’il doit vous préciser s’il souhaite résilier ou modifier son contrat
  • Le jour J, la durée d’engagement est terminée, le contrat prend donc fin. Vous souhaitez alors le renouveler, votre client s’engageant de nouveau sur une durée donnée. Vous souhaitez également pouvoir clôturer ce contrat s’il n’est pas reconduit

Lorsque vous créez un contrat dans Koban, les premiers éléments qui vous sont demandés sont justement :

  • La date de début du contrat
  • La durée d’engagement
  • Et donc date de fin du contrat

Le contrat apparaît dans la fiche du client côté CRM, avec sa date de fin d’engagement. C’est déjà une information bien utile pour les commerciaux.

Liste des contrats arrivant à échéance dans le mois

L’ensemble des contrats sont par ailleurs centralisés sur la liste des contrats, et triés sur la colonne de la date de fin. Cela permet de visualiser immédiatement ceux qui arrivent à échéance. D’ailleurs, Koban surligne en rose les contrats arrivant à échéance dans le mois qui arrive.

Enfin, pour aller plus loin, vous pouvez automatiser une action le jour de la date de fin de contrat, mais également n jours avant la date de fin. En bref, tout ce qui peut vous aider, vous et vos collaborateurs, à ne pas oublier de gérer le renouvellement !

Un cas d’école : vous automatisez un envoi de mail de renouvellement 30 jours avant, et une action à votre Administration des Ventes le jour J pour gérer le renouvellement et facturer. Tout se fait automatiquement.

Contrats et abonnements dans Koban : facturer les contrat

Lorsque vous créez un contrat depuis Koban, vous le faites en général (en tous cas ça fait partie des bonnes pratiques !) depuis une commande client validée.

Koban crée le contrat et récupère depuis la commande l’ensemble des produits, quantités et prix qui constitueront les factures pendant toute la période du contrat.
Et c’est justement là que le module prend tout son intérêt !

Prochaines dates des contrats à facturer dans Koban

Avec une utilisation basique, sans entrer dans trop d’automatismes, Koban vous affiche au jour le jour la liste des contrats à facturer, avec la date de prochaine facture.

Vous me direz, pour des contrats à engagement annuel, avec une seule facture par an c’est finalement assez simple. C’est vrai ! Mais pour des contrats annuels, avec une facturation mensuelle, vous voyez vite l’intérêt car il ne s’agit pas d’oublier de facturer…

Vous choisissez alors

  • Soit de gérer chaque jour (ou chaque semaine, ne soyons pas plus royalistes que le roi), les factures à générer. C’est facile, vous ouvrez le contrat, vous cliquez sur la génération de la facture, vous vérifiez et vous envoyez comme toute facture client classique depuis Koban
  • Soit de tout automatiser : dans ce cas, en ayant préalablement paramétré Koban, il va au moment de la date de facture, créer la facture, la valider et l’envoyer par mail au contact que vous lui aurez indiqué

Avouez que c’est tentant… Ne serait ce que pour gagner du temps !

Check liste des points à paramétrer dans votre Koban

  1. Vérifier que vous disposez de la formule Pro ou Entreprise et que le module Contrat a été activé
  2. Paramétrez vos produits abonnements et contrats, les cochant « Contrat », en précisant pour chacun la durée d’engagement (12 mois, 2 ans, 1 mois…) et la périodicité de facturation
  3. Pour les produits qui sont facturés plusieurs fois pendant la durée du contrat (cas par exemple des produits à engagement annuel mais facturés chaque mois), saisissez bien le nombre de factures à réaliser (12 factures mensuelles pour un contrat annuel par exemple)
  4. Vérifiez que votre modèle de facture convient aux factures d’abonnement
  5. Générez votre premier contrat et vérifiez que vous avez saisi le fonctionnement
  6. Si vous choisissez d’automatiser, renseignez le mail accompagnant l’envoi de vos factures, le mail envoyé avant la date de renouvellement…

Et pensez Formation ! Même si vous êtes déjà client et que vous réalisez déjà vos factures clients dans Koban, demandez nous un module de complément de formation pour démarrer dans le bon sens. Vous gagnerez au final un temps précieux, donc de l’efficacité !


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