Envoi d’emails et emailings depuis Koban : astuce technique d’optimisation

En tant que développeur et relais technique de l’équipe Support chez Koban, je vois souvent passer des questions sur l’envoi d’emails et emailings depuis Koban.
En effet, pour la plupart de nos utilisateurs, les emails sont envoyés aux contacts depuis Koban, directement dans le logiciel. C’est extrêmement pratique puisque cela vous permet de garder l’historique de ces envois dans les fiches de vos clients et prospects côté CRM. Vous êtes également nombreux à utiliser pleinement le module Marketing, avec les campagnes emailings et les scénarios.

La plupart du temps, on nous demande en parallèle comment garantir aux emails envoyés de ne pas arriver dans les spams ou les courriers indésirables des destinataires.
Ceci vaut aussi bien pour l’envoi d’emails par un commercial à son prospect, que pour les campagnes emailings et les emails des scénarios. Dans tous les cas, nous conseillons fortement de paramétrer sur le nom de domaine expéditeur (donc le vôtre) ce qu’on appelle le SPF… Je vous explique ci-dessous à quoi ça sert et comment faire !


#SPF et nom de domaine : Paramétrer le SPF sur votre nom de domaine, ça veut dire quoi ?

Clairement, le zéro spam n’existe pas et vous ne pourrez jamais tout maîtriser.
Mais vous pouvez (devez ?) réaliser un petit paramétrage simple sur votre nom de domaine pour assurer une meilleure délivrabilité. Cela réduit aussi les risques que des spammeurs puissent envoyer des messages de « votre » part.
Ce paramétrage s’appelle le SPF, initiales pour Sender Policy Framework. Ne prenez pas peur, c’est un peu technique mais la logique est simple à comprendre.

Lorsque vous paramétrez ce fameux SPF sur votre nom de domaine (par exemple koban-crm.com chez nous), vous permettez aux adresses emails expéditrices contenant votre nom de domaine d’être en quelque sorte identifiées. C’est comme si elle étaient alors validées, autorisées à envoyer des emails. On pourrait imager en expliquant que lorsque votre destinataire reçoit votre email, il vérifie que votre nom de domaine est conforme et bien utilisé par vous. Il accepte donc plus facilement de recevoir vos emails dans la boîte de réception.

En résumé, c’est une bonne façon de montrer patte blanche à vos destinataires !
Autre effet bénéfique : si des escrocs (appelons les ainsi après tout) essaient d’usurper votre identité, leurs messages seront interceptés par des filtres et des protections dont sont équipés les destinataires des messages. Cela vous protège donc.

Pour les plus techniques d’entre vous, voici l’explicatif précis donné par exemple par OVH :
« Le SPF (Sender Policy Framework) permet à un serveur qui reçoit un e-mail de s’assurer que ce dernier a bien été envoyé par un serveur qui en a le droit. »
Vous pouvez lire le détail ici :
Article détaillé d’OVH sur le SPF

#En pratique : Paramétrer le SPF, comment faire?

Vous avez plusieurs possibilités pour paramétrer votre SPF pour les envois d’emails.

Si une agence web gère votre nom de domaine, pas de problème, vous pouvez lui demander de réaliser le paramétrage : les développeurs savent faire et connaissent d’ailleurs en général la notion de SPF.
Et si vous maîtrisez l’administration de votre nom de domaine, vous pouvez également le faire vous même
Voici dans ce cas l’article du support qu’il faut suivre, rendez vous directement sur le paragraphe 4.

Si vous êtes coincés ou si ça ne vous parle pas du tout, pas de panique : vous pouvez solliciter le support de Koban pour nous demander de réaliser l’opération, nous le faisons souvent ! Vous pouvez nous écrire soit directement dans votre Koban, soit sur support@koban-crm.com.


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