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[Facturation]28.12.2018

Comment gérer sa comptabilité avec un outil CRM ?

Estelle LECANU Responsable formations & Gestion de projet

La comptabilité n’est souvent pas gérée par les outils de gestion de la relation client (CRM). Tout simplement car ce n’est pas le cœur de métier des outils de ce type et que la comptabilité nécessite des fonctionnalités bien particulières.

Toutefois, votre outil vous permet de gérer toute votre facturation. Il est donc légitime de se poser la question du lien possible avec la partie comptable. C’est une question qui revient souvent chez nos clients / prospects, alors voyons ça ensemble !

Comment gérer sa comptabilité depuis un outil CRM ?

Comment ça marche un outil CRM comptabilité ?

Qu’est-ce qu’un CRM ? On ne peut pas prendre la parole pour les autres logiciels mais prenons l’exemple de Koban (c’est quand même celui qu’on connait le mieux ;-). Koban, vous permet de gérer toute votre facturation client et fournisseur. Toutefois, nous ne proposons pas de fonctionnalité de gestion de la comptabilité. Encore une fois, cette partie est très spécifique et ne fait pas partie de notre cœur de métier ni de notre expertise. On préfère la laisser justement aux experts comptables !

Par contre, afin d’intégrer vos éléments de facturation directement dans votre outil de comptabilité, vous pouvez paramétrer les exports comptables dans l’outil. Autrement dit, vous avez la possibilité dans Koban de réaliser un export comptable sous forme d’un fichier adapté, pour intégrer vos factures clients directement en tant qu’écriture comptable.

Les formats exports disponibles

Voici les formats d’exports disponibles pour tout le monde dans le logiciel de gestion Koban :

  • Celui qui fonctionne partout : le format FEC
  • Cegid
  • InExtenso
  • Koala
  • Sage – au format PNM
  • Quadratus

Le fonctionnement dans Koban

Afin de garantir un export respectant votre plan comptable, il convient de renseigner les comptes comptables à utiliser pour chaque tiers (clients), pour chaque taux de TVA et pour chaque produit. Chaque produit dispose donc d’un compte comptable entreprise à paramétrer. De la même manière, chaque compte dispose d’un compte comptable propre. Enfin, vous pouvez également paramétrer le code du journal des ventes et le compte comptable général de trésorerie. Ce travail préparatoire de mise en place se fait en lien étroit avec votre cabinet expert comptable, qui connaît ces comptes comptables et vous les communiquera volontiers.

Bon à savoir : pour gagner du temps, vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique des comptes comptable pour vos clients pour un meilleur suivi.

Les bénéfices

L’objectif d’investir dans un logiciel CRM (customer relationship management) est de gagner du temps à chaque étape de la relation client et de fluidifier les démarches. La comptabilité comprise même si elle n’est pas directement intégrée à l’outil. Le fait de pouvoir paramétrer des exports comptables permet :

  • Une gestion comptable simplifiée en lien direct avec votre expert comptable
  • Un gain de temps dans votre gestion quotidienne en évitant la double saisie et les erreurs
  • Une vue comptable accessible et disponible par export ou en consultation (collaborateurs, cabinets, département comptable)

Le petit plus : Koban vous offre un accès expert comptable gratuit. Votre expert comptable a donc accès à votre outil, avec de droits spécifiques évidemment. Et il peut récupérer les informations et données dont il a besoin.

Vue comptable des factures

Pour nos fidèles clients qui souhaitent paramétrer l’export comptable dans leur Koban, vous pouvez consulter les articles de support ici :
Vue comptable des factures
Export comptable

Koban, logiciel CRM, facturation & marketing 100% français

Koban est un logiciel CRM, marketing et facturation 100% français qui couvre l’ensemble des processus de vente et marketing pour vous aider à booster votre chiffre d’affaires.

Nous avons trois grands modules qui permet de couvrir l’ensemble de votre relation client :

  • Le module CRM : qui vous permet de centraliser, segmenter votre base de données et de suivre votre activité commerciale. Vous retrouvez des fonctionnalités telles que le pipeline, les opportunités, un agenda partagé, des tags, des automatismes, la création des devis…
  • Le module facturation : qui vous permet de gérer toute votre facturation client et fournisseur. Transformation automatique du devis en bon de commande, factures, acompte, gestion des stocks, commandes fournisseurs…
  • Le module marketing : qui vous permet de générer des leads et fidéliser vos clients. Editeur emailing, scénarios de marketing automation, tracking du site web, formulaires web, campagnes SMS…

En outre, Koban vous permet de rassembler toutes vos équipes autour d’un seul et même outil et ainsi d’offrir une meilleure expérience à vos prospects / clients. Vous souhaitez en savoir plus, obtenir des conseils sur le CRM comptabilité ? Contactez-nous via notre plateforme ou par e mails.

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