Nous avons vu ensemble, dans un article précédent, comment déterminer le meilleur moment pour créer son opportunité commerciale (si vous ne l’avez pas lu, je vous conseille de le lire en amont). La suite logique, et l’une des principales attentes du déploiement d’un CRM est de pouvoir suivre efficacement l’activité commerciale. Tout ça dans le but de pouvoir anticiper l’évolution de votre CA sur l’année. Sans cela, le pilotage de votre entreprise s’avère difficile….
Futur client ou fidèle de Koban, vous allez comprendre à travers cet article comment Koban vous permet de suivre tout votre processus commercial : des prévisions à la conclusion du contrat en passant par l’automatisation de certaines tâches.
PS : pour ceux qui ne se rappellent pas de la définition d’une opportunité, vous pouvez la retrouver dans notre article précédent.
RENSEIGNER SES OPPORTUNITÉS
Chaque opportunité est unique, c’est pourquoi Koban vous permet de structurer chacune d’entre elles avec des caractéristiques propres.
1.Le processus ou « tunnel de vente »
La première information que vous allez renseigner est le processus. Mais qu’est-ce qu’un processus commercial dans Koban ? Plutôt que de partir dans des définitions théoriques, prenons un cas concret :
L’entreprise Tartempion vend des machines-outils auprès d’industriels et globalement, ils ont 2 types d’affaires commerciales :
- Celles où il faut vendre tout l’équipement et de l’ingénierie pour implanter la machine dans la chaîne de fabrication
- Celles où il s’agit uniquement de vendre des consommables et des pièces de rechange
On remarque très vite que ces deux types d’affaires vont être gérés différemment par Tartempion, notamment à cause des montants impliqués et de l’effort commercial demandé. Chacun va avoir un processus propre avec des étapes différentes.
Et c’est là que les processus Koban prouvent tout leur intérêt… Il est possible de créer un tunnel de vente (totalement personnalisable et adapté à votre secteur) pour chaque grand type d’affaires. L’intérêt ? Avoir très rapidement une vision d’ensemble sur tout le processus commercial et sur l’avancée de chaque opportunité.
2. Le montant
Autre donnée importante : le montant de l’opportunité ! Il n’y a pas d’opportunité s’il n’y a pas de montant associé… Sinon, ça reste tout simplement un prospect. Bien entendu, lorsque l’opportunité se détecte très tôt il est difficile de définir un montant aux centimes près, cependant on peut tout à fait définir un montant représentatif. Au fur et à mesure des échanges avec votre interlocuteur, le montant va pouvoir s’affiner et vous pourrez le mettre à jour sans aucun problème.
Tous les montants des opportunités vont constituer votre pipeline global, autrement dit le montant que vous gagnerez si vous signez toutes vos opportunités. Malheureusement (malgré des commerciaux de choc) il est fort probable que vous ne gagnerez pas toutes ses affaires… Ce qui nous permet de faire la transition sur la notion de probabilité.
3. La probabilité
La probabilité sert à pondérer la prévision de signature afin de vous aider à piloter les priorités commerciales. Elle peut être définie de différentes façon :
- Directement par le commercial en fonction de son ressenti
- En fonction de l’étape à laquelle se trouve l’opportunité. Prenons un exemple. Vous pouvez dire à Koban : dans mon processus A, si mon opportunité est à l’étape « Négociation » alors la probabilité est de 80%. Mais si mon opportunité est à cette même étape dans mon processus B, alors la probabilité sera de 60% (pour une offre plus concurrencée par exemple).
En paramétrant cela correctement, vous allez avoir directement une vision très réaliste de votre pipeline commercial en temps réel. Une véritable aide pour votre pilotage et pour accompagner vos commerciaux sur leur plan d’activité.
4. La date de signature
Autre notion importante, la date de signature prévisionnelle ! En effet, l’impact est très différent si une opportunité est prévue dans les 2 prochains mois ou à 1 an.
Ainsi, il est possible de renseigner la date prévisionnelle de signature de l’opportunité. Mais aussi, d’avoir une vision globale non pas par processus mais par date de décision (pour les utilisateurs de Koban, allez dans le menu Opportunités > Afficher par date de décision). Ce qui est encore plus important pour piloter votre CA !
SUIVRE SES OPPORTUNITÉS EN TEMPS RÉEL
1. Assurer un suivi régulier
Avoir des opportunités c’est bien, mais encore faut-il arriver à les suivre correctement. Koban vous aide dans ce sens là.
Premièrement, il est important qu’une opportunité comporte toujours une action de prévue. Effectivement quand on a beaucoup d’opportunités en cours (ce qui j’espère sera votre cas) il est impossible de penser à toutes, savoir exactement quand faire une relance, quand on a envoyé le dernier devis etc… C’est pourquoi, Koban génère automatiquement une alerte visuel (pictogramme « attention ») quand aucune action n’est prévue sur une opportunité. Ainsi, pendant votre réunion commerciale hebdomadaire vous êtes directement alerté si il n’y a aucun suivi planifié. Résultat : vous ne passerez plus jamais à côté d’aucune opportunité !
De plus, il est possible de paramétrer des automatismes ce qui va vous faire gagner un temps précieux. Par exemple, dès qu’une opportunité est enregistrée, créer une action type « Rappeler dans une semaine pour suivi ». Vous avez la main pour créer vos propres automatismes en fonction de votre stratégie et processus interne.
2. Partagez les informations
L’opportunité est affectée à un commercial mais il est tout à fait possible, pour une raison X ou Y que quelqu’un d’autre doive reprendre le lead. Ou que d’autres utilisateurs aient besoin de connaître l’avancée de l’opportunité.
Grâce au fil d’actualité Koban, tous les utilisateurs (si l’administrateur leur donne accès) auront l’historique des actions, appels, envois de mails, commentaires, fichiers, données…
ANALYSER
L’analyse et le retour sur expérience sont les meilleurs moyens pour améliorer son efficacité commerciale. Pourquoi avez-vous perdu X opportunités, quel est le ratio entre vos opportunités créées et celles perdues, quel est montant des opportunités créées par commercial… Et je pourrais en citer encore beaucoup.
Koban vous permet facilement et intuitivement de créer vos graphiques, tableaux croisés, camemberts pour avoir une vision globale et détaillée de votre efficacité commerciale. Et ainsi prévoir un plan d’action en fonction des résultats obtenus.
