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[Facturation]25.02.2019

Gestion des commandes dans Koban : un élément central au quotidien

Estelle LECANU Responsable formations & Gestion de projet

Koban vous propose dans toutes ses formules non seulement les fonctionnalités d’un outil CRM, mais aussi toute la gestion client. Dans ce module complètement intégré, un des éléments centraux est le bon de commande de votre client qui vient de valider un devis. C’est grâce à la bonne utilisation de la gestion des commandes que vous allez réellement suivre et gérer votre facturation, l’avancée du projet, les contrats d’abonnements et éventuellement les livraisons. Petit récapitulatif des possibilités…

#1 La commande validée, pour suivre la facturation

Les clients de Koban le savent, la commande validée est un élément central du suivi de la facturation. Générée automatiquement depuis le devis réalisé, la commande reprend l’ensemble des lignes produit. Vous retrouvez les quantités, les prix, les remises et les commentaires éventuels. Pas de saisie à faire donc !

Dès lors que la commande est validée, elle est considérée comme « en cours » c’est à dire à facturer. C’est donc depuis cette commande que vous allez générer vos factures, que ce soit sous la forme d’acompte et de solde, ou de factures intermédiaires.

La liste des commandes en cours fait apparaître, si on le souhaite, le montant facturé et le reste à facturer. Et bien entendu, lorsque vous aurez facturé l’intégralité du contenu de la commande, cette commande sera « soldée ».

Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, Koban intègre depuis fin 2018 un module de prévisionnel de facturation. Cette fonctionnalité avancée permet d’avoir un planning des dates et montants que l’on prévoit de facturer. Bien utile pour vérifier qu’on est dans les temps !

Liste des commandes avec colonnes utiles

#2 La commande pour générer des contrats d’abonnement

Pour ceux qui gèrent, comme nous le faisons en interne chez Koban, des contrats d’abonnements, c’est également la commande en cours qui peut servir de base de travail.

Depuis la commande validée, vous pouvez générer les détails du contrat d’abonnement, quand il fait partie de ce qui a été vendu évidemment ! Les produits d’abonnements sont reconnus par Koban qui va créer le contrat. Il restera bien sûr à paramétrer la date de début et de fin d’engagement, la durée d’engagement et la périodicité de facturation.

Ce module de gestion des abonnements vous servira à anticiper les renouvellements à venir et assurer, manuellement ou automatiquement, la génération et l’envoi des factures selon les périodes.

Liste des contrats

#3 La commande pour générer un suivi de projet/affaire

En utilisant la gestion des commandes, vous pouvez si vous le souhaitez générer un projet client. Sur ce projet, vous pouvez suivre les actions planifiées au sein de votre équipe, les achats liés (commandes fournisseurs) et le temps passé.

Koban remonte au sein du projet le montant de la commande et calcule en direct la rentabilité du projet. Cela vous permet de suivre vos coûts et de vérifier que vous avez bien vendu en amont. Un indicateur intéressant pour faire un point sur vos prix de vente et vérifier que vous assurez votre marge.

La gestion des commandes dans Koban

Grâce à Koban, vous pouvez suivre vos commandes fournisseurs. Quelles aient été émises depuis une commande client ou non, vous aurez une vision globale des commandes en cours. Pour aller au bout de la démarche, Koban vous permet de gérer vos stocks automatiquement ou manuellement. Vous pouvez gérer plusieurs dépôts et être alerté sur les seuils de réapprovisionnement !

#4 La commande pour générer des bons de livraison

La gestion des commandes client permet également de générer, si vous en avez l’utilité, des bons de livraison totaux ou partiels. Là encore, Koban reconnait les produits « livrables » et génère les bons de livraison, que vous avez seulement à vérifier et ajuster avant de les valider.

Enfin, sachez que commandes et bons de livraison sont directement liés à la gestion des stocks pour générer automatiquement des sorties de stocks.

Si vous souhaitez utiliser l’intégralité de ces possibilités, pensez à consulter le détail du module Facturation ici. Sachez que vous avez au sein des articles du support tous les guides pratiques pour paramétrer et utiliser au mieux, à vous de jouer donc !

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