Mener une réunion commerciale à distance

En cette période de confinement, il est nécessaire de s’organiser et de changer ses habitudes de travail pour continuer à assurer son activité et sa productivité. Et parmi les choses les plus importantes à maintenir à distance, on retrouve les réunions commerciales.

Mais au-delà de cette période de confinement, le télétravail est une pratique de plus en plus adoptée et reconnue pour ses nombreux bienfaits. Alors, savoir mener une réunion commerciale à distance doit faire partie de votre panel de compétences 2020.

Prévoir les créneaux à l’avance

Il est parfois difficile d’être tous disponibles au bureau pour une réunion commerciale, et c’est encore plus compliqué à distance. Car en plus des contraintes clients habituelles (rendez-vous téléphoniques ou autres) il faut prendre en compte les contraintes liées au télétravail (vie de famille, connexion internet etc..).

Par exemple, il est moins envisageable de faire une réunion de 12H à 12H30 en télétravail car c’est l’heure où les enfants doivent manger.

Ainsi, il est important de prévoir des créneaux à l’avance et de les planifier dans l’agenda de tous les salariés qui doivent y participer. Cela permettra à tout le monde de s’organiser en conséquence, de se mettre dans un endroit « au calme » et d’être dans de bonnes conditions pour cette réunion.

💡 Le conseil de Koban : privilégiez les jours / créneaux habituels de vos réunions, même en télétravail (à moins que ces créneaux ne respectent pas les contraintes « familiales » de chacun). Les salariés seront ainsi moins perturbés par le changement et pourront conserver leur rythme habituel.

⭐ Pour les utilisateurs de l’outil CRM Koban, pensez à bien utiliser la notion de  » tâches récurrentes » qui vous permet de planifier d’un seul clic, les réunions sur plusieurs semaines. Le fait de planifier à l’avance permet une meilleure organisation et une meilleure gestion du planning.

Préparer la réunion en amont

Si les réunions commerciales traditionnelles ont souvent tendance à déborder, il en est de même pour les réunions à distance (si ce n’est plus !). Effectivement l’éloignement implique forcement une perte de communication malgré tous les outils mis en place pour garder le contact. Ainsi, lors des réunions à distance, on a souvent tendance à déborder, à parler de choses n’étant pas à l’ordre du jour, à parler d’autres projets etc…

Mais on le sait tous, des réunions à la rallonge sont non seulement inefficaces mais finissent par lasser la plupart des salariés… La préparation est donc cruciale pour cadrer la réunion, ne pas oublier de parler de points commerciaux importants et respecter le timing. Voici comment préparer une réunion à distance efficacement :

  • Prévoir un timing et s’y respecter. Ne pas oublier de prévoir dans le timing du temps pour le contact en début de réunion : savoir si tout le monde va bien, prendre des nouvelles des uns et des autres. N’oublions pas l’humain dans de telles circonstances.
  • Faire une liste des points à aborder et partager cette liste à l’ensemble des participants
  • Donner la possibilité aux participants d’égayer cette liste avec des points qu’ils souhaitent aborder également
  • Prévoir un temps pour échanger, des questions / réponses

⭐ Pour les fidèles utilisateurs Koban, pensez à utiliser le pavé « commentaires » disponible dans la tâche réunion en question. La tâche étant partagée, tous les participants peuvent ajouter des points et / ou des commentaires. Cela vous permet de mieux organiser et anticiper la réunion.

Anticiper les aléas

On n’y pense pas souvent, mais les aléas techniques arrivent très fréquemment (surtout en cette période de surcharge du réseau internet). Il est donc judicieux de prévoir un plan B en cas de souci technique.

💡 Le conseil de Koban : pensez à avoir toujours une solution de pont conférence téléphonique. Effectivement, le téléphone reste encore le moyen le plus sûr pour joindre ses collègues.

Utiliser son CRM et partager son écran

Les réunions commerciales sont le moment pour faire le point sur vos projets en cours. Point qui est d’autant plus important en période de télétravail et dans le contexte actuel. L’objectif est non seulement d’anticiper les projets potentiellement décalés (et donc la baisse d’activité), mais également de continuer à assurer, rassurer, relancer et accompagner les projets « chauds ».

Pour ce faire, quoi de mieux que votre logiciel CRM pour vous aider à faire une revue des projets en cours ? La plupart des outils du marché proposent la fonctionnalité « pipeline » qui est très impactante et visuelle. C’est le meilleur moyen d’avoir une vision d’ensemble sur le court / moyen terme des dossiers en cours et de faire le point sur les prochaines actions à mettre en place.

💡 Le conseil de Koban : partagez votre écran lors de la réunion commerciale. De cette façon, tout le monde peut facilement suivre et avoir accès aux même informations en même temps.

⭐ Pour les utilisateurs Koban, n’oubliez pas la fonction « afficher par date de décision » qui vous permet d’avoir très rapidement une vue sur les projets « urgents » et de de prioriser vos actions. Sans oublier le petit pictogramme « attention » qui vous alerte en temps réel sur les opportunités sans aucune action prévue !

L’après réunion : faire un email récap

A la différence d’une réunion traditionnelle, vous ne pouvez pas débriefer de vive voix à la fin de la réunion, ou revenir sur des points pas clairs une heure après. Mais rien ne vous empêche (et c’est même conseillé) de faire un email de récap à la fin de la réunion pour tous les participants.

Non seulement, ça permet de poser sur papier le plan d’action et les directives choisies lors de la réunion mais ça permet également de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. A côté de ça, faire un email récap’ permet également de garder une trace écrite à laquelle les participants peuvent se référer à tout moment en cas de besoin. Comme on dit, « les paroles s’envolent mais les écrits restent! »

💡 Le conseil Koban : prenez des notes lors de la réunion, cela facilitera grandement le mail de récap. Sinon, vous avez la possibilité d’utiliser la liste préparer en amont, et de reprendre les points un par un et écrire les points importants relatés lors de la réunion pour chacun.

Bonus : les outils pour vous aider

  • Votre outil CRM : c’est le meilleur outil pour vous aider à structurer et mener vos réunions commerciales (à distance ou pas). Pour ceux d’entre vous qui n’en ont pas, je ne peux que vous conseiller de faire un tour sur notre site web et découvrir l’outil complet 100% français Koban.
  • Les outils de webconférence en ligne : il en existe pleins sur le marché. A titre personnel, Koban a déjà travaillé avec Join.me et Zoom qui sont deux très bons outils. Mais il y a évidemment d’autres : GoToMeeting, Skype Entreprise, WebEx…
  • Doodle : si vous n’avez pas de CRM pour planifier des créneaux hebdomadaires de réunions, vous pouvez utiliser des outils type Doodle qui vous permet d’organiser des réunions en fonction des disponibilités de chacun.

Et voilà, vous êtes maintenant fin prêt à mener vos premières réunions commerciales à distance. Rendez-vous la semaine prochaine pour le prochain article spécial confinement!


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