Saisie des règlements clients dans Koban ou comment améliorer le recouvrement et assurer sa trésorerie ?

Saisir et suivre les paiements des factures clients permet d’améliorer le recouvrement en relançant au bon moment, quitte à automatiser la relance. L’information, disponible également pour les commerciaux, concerne ainsi l’ensemble des collaborateurs utilisant l’outil.

Un des principaux avantages de disposer, dans le même outil, des modules de prospection/vente et de facturation client, est la centralisation de l’information. Si on met souvent l’accent sur la connaissance client pour mieux vendre et fidéliser, on oublie d’évoquer le recouvrement des factures clients dues.

Saisir les règlements dans votre outil permet d’assurer une relance adaptée lors des retards de paiement, mais également d’alerter le service commercial. Car réaliser une vente additionnelle auprès d’un client qui ne paie pas, n’a, in fine, aucun sens !

Saisir les règlements, une contrainte ? Oui mais…

Koban vous permet de saisir vos règlements précis, facture par facture. Vous verrez dans nos articles de support que la saisie se fait soit sur la facture directement, soit via l’écran de saisie des paiements.
Alors certes, cela prend un peu de temps… Mais il nous semble que ce n’est pas cher payé pour disposer d’un état en temps réel des paiements attendus ou en retard. Car la trésorerie reste pour beaucoup de TPE et PME un des nerfs de la guerre !

Pilotage du reste à payer et de la trésorerie

Premier intérêt de saisir les règlements : disposer, dans Koban, de l’indication du reste à payer et de la liste des factures en retard.
La liste des factures échues peut (doit !) être consultée par la Direction en lien avec les responsables du recouvrement client.

Notre conseil : l’idéal est de faire un point chaque jour, mais dans la vraie vie, faites-le au minimum chaque semaine. La personne qui pointe, utilisant Koban, peut d’ailleurs se planifier une action récurrente chaque semaine, pour être sûre de ne pas oublier !

La planification de relance : automatisée ou sur mesure

Selon la stratégie de chacun, on décidera de relancer automatiquement, ou au cas par cas.

Si l’on décide de relancer au cas par cas, une bonne utilisation de l’outil consiste par exemple, lors de la réunion de suivi des en-cours clients, à planifier les relances à effectuer et par qui elles doivent être réalisées. Libre à vous de faire intervenir le commercial affecté, le directeur… Chacun peut participer si telle est votre procédure interne.

Si au contraire vous souhaitez automatiser la relance des factures, vous pouvez activer la fonction de relance automatique dans Koban. C’est une nouveauté 2019 !
Si elle est activée, elle vous permet de générer un scénario de relance que vous personnaliserez.
Par exemple, vous actez la procédure suivante, en partant de la date d’échéance de la facture :

  • J+7 : premier mail de relance
  • J+14 : second mail de relance
  • J+30 : troisième mail de relance
  • J+40 : action planifiée à un collaborateur de votre choix qui doit appeler
  • J+60 : action planifiée d’envoi d’un courrier …etc.

Relancer dans les temps, c’est réduire le délai de recouvrement

Personne n’aime relancer une facture en retard, c’est un fait. Toutefois, il s’agit la plupart du temps de simples oublis, ou de factures qui n’ont pas transité dans le bon service au sein de votre entreprise cliente. Nul mal donc à relancer dans un premier temps pour alerter sur le retard.
Relancer, c’est s’assurer en douceur de réduire le montant des impayés. C’est également diminuer le délai de recouvrement, et améliorer sa trésorerie.

Suivre le paiement, c’est l’affaire de tous !

Bien sûr, il y a en général un collaborateur ou une collaboratrice chargé(e) du recouvrement. Toutefois, si vous décidez d’afficher l’indicateur de retard de paiement pour tous les utilisateurs de Koban, alors vous partagez cette information avec vos équipes commerciales, marketing ou projet.

Cela permet à chacun, dans le cadre de ses relations avec un client, de pouvoir en parler avec son interlocuteur. Cela alerte notamment le commercial s’il est en train de suivre une opportunité : il devra sans doute re préciser les règles du jeu en terme de paiement et suivre le règlement des factures antérieures.
De la même manière, le chargé de projet pourra s’assurer du paiement de l’acompte, ou des paiements intermédiaires lors de l’avancement du travail avec le client.

Car le paiement devrait être l’affaire de tous au sein de nos entreprises !


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