En tant qu’entreprise, notre premier objectif est de faciliter le quotidien des équipes de façon à augmenter notre rentabilité. Pour ce faire, nous sommes toujours à la recherche de fonctionnalités, d’astuces, de bonnes pratiques pour optimiser les processus commerciaux et / ou administratifs. Et la signature électronique en est une !
Parmi les tâches chronophages d’une société, on retrouve sans surprise, la signature des documents. Se déplacer n’est pas toujours possible (surtout avec le contexte actuel) et n’est pas non plus très rentable. Tandis que le fait d’imprimer un devis, de signer manuellement, de le scanner et de le renvoyer peut-être pénible pour les deux parties. Et cela peut même vous faire passer à côté d’une vente. Il est temps de passer à la signature en ligne ! Voici 4 bonnes raisons pour sauter le pas.
#1 La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite
On peut souvent penser, à tort, qu’une signature en ligne n’a pas de valeur juridique. Et pourtant, la signature électronique a exactement la même valeur légale qu’une signature manuscrite (grâce au règlement « eIDAS » de 2014).
Toutefois, cela ne veut pas dire que tout le monde peut signer électroniquement des documents grâce à sa tablette ou son téléphone. Il faut passer par un logiciel certifié pour que la signature en ligne ait une valeur légale. La signature électronique rencontre encore quelques réfractaires sur la sécurité et la fiabilité. Il faut alors choisir avec soin la plateforme que vous allez utiliser pour rassurer vos prospects / clients.
Pour faire simple, les plateformes certifiées proposent de nombreux processus pour assurer la sécurité de la démarche. Au final, la signature électronique peut s’avérer être plus sécurisée qu’une signature manuscrite. Entre autres, les plateformes s’assurent de l’identité du signataire, horodate le document et détecte également toute modification ultérieure apportée sur le document. Lors d’une signature « traditionnelle », rien ne nous permet de vérifier des documents antidatés ou modifiés par l’une des parties.
#2 La signature électronique accélère et fluidifie les démarches administratives
Soyons honnête, personne n’aime les démarches administratives. C’est chronophage, ennuyeux et on a souvent (beaucoup) mieux à faire ! Une signature manuscrite demande du temps, plusieurs cas de figure sont possibles :
- Soit vous vous déplacez chez le prospect pour signer les documents : c’est très bien mais vous avez utilisé de l’essence et perdu du temps sur la route (temps qui aurait pu être utilisé pour des actions à plus forte valeur ajoutée) !
- Soit vous envoyez votre document par mail à votre prospect : là le processus peut fortement être ralenti. Le prospect est en déplacement et n’a pas accès à une imprimante, il n’a pas le temps d’imprimer, de signer, de scanner et de vous le renvoyer etc.. Autrement dit, il remet la signature à plus tard, voire jamais. Vous pouvez alors soit perdre un prospect pour une démarche administrative soit perdre du temps pour effectuer des relances.
- Soit vous envoyez le document par la poste et vous attendez une réponse par la poste….. Bon ok, presqueplus personne ne fonctionne comme ça, mais autant se le dire, dans ce cas votre affaire ne sera donc pas conclue de si tôt.
Mais bonne nouvelle : tout ça peut-être évité. La signature électronique permet de fluidifier ce processus et de l’accélérer. Là où la signature manuscrite peut prendre plusieurs jours, voire des semaines ; la signature en ligne se fait presque immédiatement. C’est beaucoup plus simple pour le prospect mais aussi pour l’archivage de votre côté. C’est gagnant-gagnant !
#3 La signature électronique permet de réduire les coûts et l’impact environnemental
Au final, la signature en ligne permet de simplifier et d’accélérer les processus. Ce qui revient à dire que vos équipes ne perdent plus de temps sur des relances ou des déplacements inutiles. Vous gagnez alors fortement en rentabilité, voire en chiffre d’affaires. Votre force de vente aura l’occasion de signer plus et plus rapidement.
Au-delà de l’aspect purement financier, il y a aussi l’impact environnemental à prendre en compte. Les impressions liées à ces documents ne sont pas utiles. Réussir à les réduire à zéro reviendrait donc à réduire votre impact environnemental.
#4 Comment passer à la signature en ligne ?
Si vous êtes sur cet article, c’est que normalement, vous êtes déjà un minimum familier avec la digitalisation de vos processus de vente. Et par conséquent, que vous avez choisi d’opter pour un outil CRM (et dans le meilleur des cas, vous avez choisi Koban ;)). Si c’est le cas, cela veut dire que vos devis sont réalisés et envoyés via votre outil du quotidien. Et la cerise sur le gâteau serait de pouvoir intégrer la signature électronique dans ce processus… Bonne nouvelle, c’est réalisable !
Evidemment, la plupart des logiciels CRM ne sont pas certifiés pour proposer de la signature électronique nativement. Mais heureusement, il existe des solutions pour se lier avec une plateforme de signature électronique extérieure. C’est le choix que nous avons fait chez Koban. Nous travaillons avec YOUSIGN, ce qui permet aux utilisateurs, d’envoyer des devis pour signature électronique directement depuis le CRM. C’est un gain de temps et de simplicité à tous les niveaux.
Si vous n’avez pas (encore) d’outils CRM, vous pouvez très bien utiliser directement une plateforme certifiée telle que YOUSIGN pour passer à la vitesse supérieure!
Seul frein éventuel, le prix de revient d’une signature reste relativement élevé, et c’est normal quand la plateforme est de qualité et garantit la légalité. C’est un calcul à faire, vous pouvez aussi choisir de n’envoyer que certains devis en signature électronique, sur des clients grands comptes ou pour des offres dépassant un certain montant. Dans ce cas, les autres devis continueront à passer par votre processus habituel, vous mixez ainsi les 2 procédés et vous gérez votre investissement !
