[Check-list] Les informations à récolter pour qualifier une fiche prospect

Vous n’êtes pas sans savoir qu’une fiche prospect, qu’elle soit sur Excel ou sur un outil CRM constitue une vraie mine d’or pour votre activité. L’ensemble des ces fiches constituent votre base de travail, de prospection et donc d’opportunités commerciales.

L’élaboration de ces fiches prospects peut vous paraître facile au premier regard mais dans une utilisation quotidienne, vous pouvez vite vous rendre compte qu’il vous manque des informations indispensables pour la relation commerciale. Et d’autres données, au contraire, vous sont en réalité complétement inutiles. Au final, vous risquez de perdre du temps et de mettre parfois en péril vos opportunités par manque de données pertinentes.

Mais alors, comment créer une fiche prospect optimale ? Quelles sont les informations à ne pas manquer? Comment structurer ma fiche ?Quels sont les outils pour m’aider ? On répond à toutes vos questions dans cet article.

Pourquoi est-il si important de qualifier une fiche prospect?

La qualification des prospects consiste à récolter des informations pertinentes pour vous aider dans la suite de la relation commerciale. Qui est-il ? De quoi a t-il besoin ? Quelles sont ses problématiques ? Avec qui travaille t-il ? (etc..).

Négliger cette phase de qualification c’est un peu comme vouloir avancer dans le noir complet ; vous ne savez pas où vous mettez les pieds ni comment vous allez sortir. Autrement dit, vous essayez d’essayer de vendre grâce à argumentaire de vente impersonnel et standard sans vous occuper des réels besoins de votre prospect et de leur adéquation avec votre offre. Vous déployez ainsi beaucoup d’efforts avec un prospect qui n’est peut-être même pas dans votre cible et avec qui la probabilité de signature est très mince. De l’autre côté, vous passez à côté de vraies opportunités commerciales car vous n’avez pas pris assez de temps pour récolter des informations essentielles.

Cela peut-être évité en récoltant les bonnes informations très tôt dans le cycle de vente et en structurant votre fiche prospect de façon intelligente. Les commerciaux auront alors accès à toutes les données pour faire ce qu’ils font de mieux : adapter leur argumentaire et vendre !

La check-list des informations à récolter sur une fiche prospect

#1 Les informations basiques

Evidemment, impossible de faire l’impasse sur toutes les informations basiques telles que les coordonnées du prospect.

👉 Si vous travaillez en BtoB :

Notez ici une différence majeure entre la fiche d’une entreprise et la fiche d’un contact. La fiche de l’entreprise va rassembler toutes les informations liées à la société : adresse, adresse email générique, secteur d’activité, liste des contacts. Tandis que la fiche d’un contact (par exemple, le responsable commercial de l’entreprise) va être associée à la fiche de l’entreprise mais va se composer d’autres données : email nominatif, numéro de portable, fonction…

Les informations à récolter :

  • Nom de l’entreprise, adresse de l’entreprise, numéro du standard, email générique
  • Renseigner au moins 1 contact rattaché à l’entreprise avec sa fonction, son nom / prénom, son numéro de portable, son adresse email.

👉 Si vous travaillez en BtoC :

Vous avez alors uniquement une fiche “compte particulier” car vous travaillez avec des particuliers en directs. Vous n’avez alors pas besoin de créer des fiches entreprises.

Les informations à récolter :

  • Nom / prénom
  • Age
  • Adresse email
  • Numéro de téléphone
  • Métier

Rien de bien sorcier à ce stade là.

#2 Les informations de qualification

Les informations basiques sont utiles mais elles ne vous permettent pas réellement de qualifier votre prospect. Vous ne le connaissez pas encore, du moins pas d’un point de vue business.

Le profil cible

En construisant vos personas marketing (on a rédigé un article à ce sujet ici), vous avez idéalisé un client parfait. A vous de voir si ce prospect (de votre fiche prospect) correspond aux critères définis et entre dans votre cible. Ces données à récolter dépendent très fortement de votre secteur d’activité mais on vous donne une petite liste non exhaustive pour vous aider.

👉 Si vous travaillez en BtoB :

  • Dans quel secteur d’activité se trouve l’entreprise ?
  • Quel est son chiffre d’affaires ?
  • Le nombre d’employés ?
  • Quel est son positionnement ?
  • Quels outils utilise la société? (pour les industriels, on peut se poser la question de son parc machines actuel)

Je veux une démonstration

👉 Si vous travaillez en BtoC:

  • Quelle est la situation maritale ?
  • Quel âge a t-il ?
  • Combien a t-il d’enfants ?
  • Est-ce qu’il vit plutôt en ville, en milieu rural ?
  • Quel est son métier ?
  • Quels sont ses revenus ?

Les besoins du prospect

On passe ici à ce qui nous intéresse le plus, les besoins du prospect ! Le but ici est de comprendre les problématiques de votre potentiel client et de savoir si vous êtes pertinent pour y répondre. On va devoir récolter ici des données similaires que vous évoluez en BtoB ou BtoC.

  • Quelles sont ses frustrations actuelles ?
  • Qu’est ce qui lui manque aujourd’hui ? Qu’est-ce qui le pousse à vous consulter ?
  • A quoi accorde t-il de l’importance ? Si il cherche plutôt le meilleur prix, si il est plus intéressé par la qualité, par le ‘made in France’, par la proximité de l’équipe…
  • Le délai du projet, court, moyen, long terme ?
  • Est-il le décisionnaire ? Si oui, est-il le seul décisionnaire ? Si non, quelles sont les autres personnes à convaincre ?

Autrement dit, vous cherchez à connaître ses motivations, ses besoins et ses points de douleur actuels. Ces informations vont vous permettre d’adapter votre discours de vente et de mettre l’accent sur tel ou tel avantage de votre société. Au contraire, elles peuvent aussi vous aider à déterminer que votre entreprise n’est pas la bonne solution pour le prospect. Si par exemple, le prospect recherche des coûts toujours plus bas et que votre politique tarifaire est plus haute que vos concurrents, s’il exige un délai que vous ne pouvez pas tenir… Dans ce cas, pas de temps à perdre, il vaut mieux être transparent et dire que vous n’êtes pas en mesure de répondre à ses besoins.

Vos concurrents

Dernier point et non des moindres : vos concurrents sur ce projet. Il est presque impossible que votre prospect ne se renseigne pas ailleurs également. Et il a tout à fait raison de le faire. L’objectif pour vous et de savoir contre qui vous vous battez de façon à sortir les bonnes armes. Effectivement, vous connaissez vos concurrents sur le bout des doigts. Vous savez où ils sont meilleurs que vous et au contraire où ils sont moins bons.

Comment structurer votre fiche prospect ?

Toutes ses informations c’est bien beau mais faut-il encore réussir à les afficher sur votre fiche prospect.

Vous utilisez Excel comme base de données

Dans ce cas, on ne vous cache pas que votre tableau risque d’être très long et difficilement lisible. Le risque est que vos commerciaux se perdent dans cet amas de données et au final n’aient pas accès aux bonnes informations lors des rendez-vous. Au sein de votre qualification, les informations vont avoir un degré d’importance qu’il sera difficile de visualiser dans un fichier Excel. Ou encore de rendre certains champs obligatoires lors de la création d’une nouvelle fiche prospect. Tout cela risque alors de nuire à la qualité de vos fiches et favoriser le risque d’erreur et un manque de connaissance du prospect.

La qualification sera alors plus difficile mais pas impossible, évidemment. Sur Excel, dans tous les cas, ajoutez des colonnes pour chaque critère, les filtres en seront facilités, la structuration sera harmonisée entre les diféfrents commerciaux et si un jour vous passez sur un outil de type CRM, la transition sera facilitée.

Un outil CRM, la meilleure méthode pour structurer votre fiche prospect

Un outil CRM moderne vous permet de personnaliser votre fiche prospect à votre guise, d’y ajouter des informations, d’en enlever, de conserver l’historique des échanges… En outre, vous pouvez structurer la fiche à votre convenance afin d’être le plus performant possible. Au delà, vous pouvez rendre certaines informations obligatoires pour “obliger” vos commerciaux à les remplir. Ils vous remercieront plus tard lorsqu’ils auront conclu la vente ;). En bref, un bon logiciel CRM est très personnalisable et propose de nombreuses fonctionnalités dont un fichier Excel ne dispose pas.

Par exemple, le CRM en ligne Koban vous permet plusieurs choses :

  • Ajouter / supprimer des widgets
  • Rendre des champs obligatoires à la création de nouveaux prospects
  • Afficher des informations en “premier plan” et d’autres en seconde lecture
  • Ajouter des champs personnalisés et des tags pour mieux segmenter

Voici un exemple d’une fiche contact dans Koban, en sachant que tous les widgets sont personnalisables et peuvent être déplacés. Les informations dans le pavé “Informations” sont elles aussi personnalisables afin d’y mettre les données importantes qui doivent être vues du premier coup d’oeil.

Exemple d’une fiche contact dans Koban

En résumé, avoir des fiches prospects avec des informations pertinentes et visibles est indispensable pour votre efficacité commerciale. Cela peut paraître futile mais avoir des fiches visuelles et bien ordonnées vous permet d’accéder plus facilement aux informations importantes. Cela va permettre à vos commerciaux de personnaliser le discours en fonction des besoins, des attentes, des motivations de chaque client. Et ainsi augmenter vos probabilités de signature. De l’autre côté, cela va vite vous permettre de détecter les prospects qui ne correspondent pas à votre cible et ainsi vous focaliser sur les “meilleures opportunités”.

Et vous alors, quelles sont les données que vous récoltez pour qualifier votre fiche prospect ? Et quels outils utilisez-vous pour les visualiser ? Si un outil CRM vous intéresse, vous savez où nous contacter 🙂

Création d'un compte d'essai Koban

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