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[Facturation]06.11.2020

Suivre et automatiser les factures en retard de paiement

Estelle LECANU Responsable formations & Gestion de projet

Recouvrement, trésorerie, impayés… pas vraiment des mots doux pour les dirigeants d’entreprises, et pourtant… Pour vous aider à structurer la relance des factures, les retards étant souvent dûs à des oublis, on a recensé ici quelques astuces à utiliser pour un vrai gain de temps… et d’argent !

#1 La liste des factures échues

Comme dans tous les logiciels permettant la facturation, Koban intègre la date d’échéance sur chacune de vos factures. C’est vous qui décidez à quelle échéance doit se payer une facture. Quand la date d’échéance est dépassée, si la facture n’est pas réglée ou soldée, elle va automatiquement entrer dans un menu spécifique : la liste des factures échues.


Je vous rappelle au passage que vous pouvez saisir vos paiements dans Koban, et cliquer ici pour lire un article sur ce thème 🙂

Cette liste des factures échues permet dans un seul tableau de visualiser le nombre de factures concernées, le montant restant dû, les clients concernés.

La plupart du temps, le retard de paiement est simplement dû à un oubli ou un retard administratif, il ne faut donc pas avoir peur de relancer vos clients !

Exemple de liste de factures échues dans Koban.

#2 La gestion manuelle avec les emails types

Si vous ne souhaitez pas automatiser la relance des factures, vous pouvez vous servir de cette vue des factures échues, pour planifier vos relances manuelles. C’est certes un peu chronophage, mais on préfère parfois gérer au cas par cas, c’est compréhensible !

Pour gagner du temps : si vous êtes administrateur de votre Koban, vous pouvez créer quelques emails types liés aux factures, qui vous feront gagner du temps lors de vos relances manuelles par email. Cela évite de devoir saisir à chaque fois le même texte et permet d’avoir un contenu professionnel et uniformisé. Vous pouvez nommer vos modèles relance 1, relance 2 …etc, pour les retrouver facilement. Et vous pouvez intégrer dans ces emails des champs automatiques comme le numéro de la facture, sa date, son montant TTC…

Avantage également d’avoir un CRM + facturation : les emails de relance envoyés depuis Koban sont évidemment archivés sur la facture elle même, mais aussi dans la fiche du client.

Exemple d’email de relance

#3 La gestion automatisée avec le scénario de relance

Pour aller plus loin, il est également possible d’automatiser l’envoi des emails de relances des factures en retard.
Cette fonctionnalité utilise le module marketing des scénarios, et fonctionne de la manière suivante :

  • Vous paramétrez une suite d’actions séparées par des délais (en général on paramètre des délais de plusieurs jours entre 2 étapes)
  • Ces actions peuvent être l’envoi d’un email pré rempli, une action créée dans Koban pour un de vos collaborateurs, voire même l’envoi d’un sms. C’est vous qui choisissez, mais un conseil : faites simple !
  • Puis vous demandez à Koban d’insérer tout client « en retard » dans ce scénario, automatiquement, lorsqu’une facture est échue sans paiement

Immense avantage de cette fonctionnalité : incontestablement le gain de temps et la rigueur de la relance, qu’on est sûr d’assurer puisque c’est automatique ! Attention toutefois, l’utilisation de cette fonctionnalité implique de suivre rigoureusement les paiements, évitons de relancer des factures qui sont en réalité déjà réglés, ça fait mauvais genre !

Etapes de scénario marketing automation

Le petit plus imaginé par nos chers développeurs : lorsque vous activez la fonctionnalité, vous disposez déjà d’une scénario prêt à l’emploi, utile si vous êtes en panne d’inspiration. Vous pouvez l’utiliser tel quel, le modifier, ou le changer complètement !

Vous noterez que vous gardez la liberté et la souplesse de décider, sur une facture particulière, de justement ne pas la relancer automatiquement. Cela peut être le cas d’un client avec lequel vous avez des relations particulières, ou qui paie après l’échéance mais d’un commun accord avec vous.

Notre conseil sur le scénario : n’hésitez pas à utiliser une étape avec une action, par exemple après 3 relances email consécutives. Vous pouvez affecter cette action à un utilisateur de Koban en charge du recouvrement.
Cela permet, après n relances mail, de téléphoner directement au client pour comprendre ce qui se passe. Encore une fois, vos emails ont pu être oubliés ou mis de côté simplement faute de temps, un petit appel peut permettre de régler in fine la situation.

Si vous voulez savoir comment ça se passe dans le CRM SaaS Koban, n’hésitez pas à nous demander une démo !

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