C’est l’une des principales interrogations quand on souhaite changer de CRM – ou – investir dans un logiciel pour la première fois. La migration des données est souvent source d’inquiétude lors d’un tel projet. Alors comment se passe le passage vers un nouveau CRM ? Koban vous répond en 5 points !
#1 : Comment récupérer toutes mes données dans mon nouveau CRM sans tout saisir à la main ?
Le but d’investir dans un logiciel CRM est de centraliser toutes vos données et de gagner du temps. Il est donc préférable de ne pas devoir (re) saisir toutes vos données clients à la main (ni de prendre un stagiaire pour le faire ;)).
Pour cela, la migration des données se réalise le plus souvent via un import de fichier Excel ou csv. Pour les sociétés qui ont déjà un CRM en place, il vous suffit d’exporter vos données dans un fichier Excel/csv. Pour celles qui travaillent au quotidien avec Excel, facile le fichier est déjà prêt à l’emploi.
? Un nouveau CRM est aussi l’occasion de repartir de zéro – ou du moins de repartir sur une base de données propre – alors n’hésitez pas à faire un peu de ménage dans vos données avant de réaliser l’import.
#2 : Est-ce que je peux importer mes données moi-même ou dois-je passer par mon éditeur ?
Il existe différentes possibilités et chaque éditeur gère cela différemment. Chez Koban, par exemple, vous avez le choix :
- Vous pouvez effectuer l’import vous-même :
Pour des raisons budgétaires ou techniques, certaines entreprises souhaitent réaliser la migration des données eux-mêmes. Chez Koban, la fonctionnalité d’import est accessible (dès lors que vous êtes administrateur et quand même un peu à l’aise avec Excel). Ce qui permet d’effectuer des imports par vous-même et dès que vous en avez besoin (lors d’un achat d’une nouvelle base de données, par exemple).
? Notre base de connaissance en ligne retrace pas à pas toutes les étapes pour un import réussi. Toutefois soyez conscients que malgré tous les tutos en ligne, certains imports très complexes (par exemple des catalogues de produits achat avec des produits composés décrémentant les stocks, donc pas simple) passera a priori par un import pas l’éditeur lui même.
- Koban peut réaliser l’import pour vous :
Si vous n’avez pas les compétences en interne ou tout simplement pas le temps ni l’envie de vous en occuper, un membre de l’équipe Koban pourra évidemment réaliser l’import et autres paramétrages nécessaires. Cela rentre dans les frais de mise en place, en plus des abonnements. Nous sommes conscients que cette enveloppe budgétaire peut effrayer certaines sociétés mais il faut savoir que les frais de mise en place ne sont pas nécessairement élevés. Tout dépend de votre projet et de la qualité de votre base de données. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !
#3 : Un import, c’est dur ?
Votre première pensée est manifestement de faire votre import vous-même. Le niveau de difficulté de l’import dépend entièrement de votre fichier de base, des informations que vous souhaitez importer et de votre niveau en informatique.
Si vous êtes une TPE avec peu de comptes / contacts et surtout que votre fichier Excel est PROPRE : il est possible de réaliser l’import par vous-même. La plupart des éditeurs de logiciels proposent de l’aide via des vidéos ou des articles en ligne, ce qui permet un import facilité et réussi.
Autre cas de figure, vous avez un fichier Excel long et complexe mais des compétences techniques en interne. Encore une fois dans ce cas précis, il est envisageable de réaliser l’import directement sans passer par l’éditeur.
Au contraire, si vous n’êtes pas à l’aise avec l’informatique et / ou que votre fichier Excel n’est pas propre : il est déconseillé de réaliser votre premier import tout seul. Les données importées vont devenir la base de votre travail et le gage de performance de votre CRM. Mieux vaut ne pas prendre de risque inutile.
Mais aussi, importer des données est un travail minutieux et méthodique. Votre fichier Excel doit être irréprochable (pas de saut de ligne, un seule valeur par colonne, des valeurs de listes définies et nettoyées, des champs obligatoires gérés etc..). Autrement dit, il faut y consacrer du temps et par conséquent, de l’argent.
? Il est totalement envisageable de réaliser votre premier import en duo avec Koban, de façon à faire un transfert de compétence ! Ainsi, vous serez totalement autonome sur les prochains. Le formateur ou la formatrice analysera avec vous chaque colonne de votre fichier pour vous aider à le nettoyer et anticiper des contraintes qui peuvent, si elles sont mal gérées, vous faire perdre temps et patience !
#4 Et la sécurité des mes données dans tout ça ?
Quand un éditeur réalise un import pour votre compte, il est nécessaire de lui faire parvenir les dites données. La plupart du temps, ce sont des données sensibles telles que votre base de données et / ou des informations personnelles etc…
Et même si vous faites confiance à votre éditeur, vous ne souhaitez pas que ces informations soient divulguées, utilisées ou encore vendues. La loi RGPD impose certaines règles pour éviter tout malentendu : tous les fichiers reçus doivent être conservés dans un système d’information interne à l’entreprise (et non sur le bureau ou sur l’ordinateur même d’un salarié) mais aussi ils doivent être supprimés dans un délai de 3 mois après l’import.
Chez Koban, comme la loi RGPD est notre quotidien, nous avons des procédures très strictes imposées à tout l’équipe pour l’enregistrement et la durée de conservation de vos données. Notre responsable des données (DPO) gère très régulièrement ce aspect et supprime vos données en fin de durée de conservation. C’est un peu protocolaire mais nécessaire !
#5 : Les choses à prendre en compte avant de migrer vers un CRM
Du coup, faisons un petit récap’ de choses à demander à votre éditeur avant de migrer vers un nouveau CRM :
- S’assurer qu’il est possible d’importer vos données facilement (via un fichier Excel). Il serait embêtant de devoir repartir de 0 !
- S’assurer qu’il est possible de réaliser des imports par vous-même. Utile pour ne pas devoir passer par l’éditeur à chaque fois que vous souhaitez importer des données.
- Demander les différentes possibilités d’accompagnement sur l’import et le coût associé.
- Demander à l’éditeur comment se passe la récupération de vos données (au cas où vous deviez changer de CRM; sachez que cet export des fichiers standards n’est pas payant chez Koban)
- Et enfin, le plus important s’assurer que l’équipe est cool… Comme chez Koban quoi !
Koban est une suite logicielle 100% française qui permet de gérer l’intégralité de sa relation client avec 3 modules : CRM, marketing et facturation.
