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Les relances automatiques des devis : méthodologie et bonnes pratiques

Léa Iggert Responsable marketing & Partenariats

Qui d’entre vous n’a jamais dû relancer un client ou un prospect ? Les relances font partie du quotidien professionnel, peu importe leur nature. Mais sur cet article, on va se concentrer sur la relance automatique des devis. Commerciaux, cet article est pour vous.

La journée d’un commercial est bien souvent (trop) remplie, d’ailleurs heureusement que notre CRM est là pour nous afficher notre to-do list. Mais…. même avec ces rappels, on peut passer à côté de certaines relances tout simplement par manque de temps. Pourtant, la réactivité est un facteur déterminant dans la prise de décision d’un acheteur. C’est comme ça que l’on passe à côté de certaines ventes ! Mais si vous êtes arrivés ici, c’est que vous savez exactement de quoi on parle. Alors regardons ensemble comment optimiser vos relances de devis.

La relance automatique des devis

On vous parle souvent d’automatisation dans Koban, comme par exemple dans un de nos précédents articles « Sales automation : définition et bonnes pratiques ». Tout simplement car on est convaincu que, bien utilisé, l’automatisation représente un gain de temps et d’efficacité considérable.

Aujourd’hui, on est là pour discuter de la relance automatique des devis qui diffère un peu du sales automation ; même si le principe est assez proche. La relance automatique des devis vous concernent si :

  • Vous n’avez pas le temps au quotidien de relancer tous vos devis. Vous passez donc régulièrement à côté de potentielles signatures (et donc de chiffre d’affaires).
  • Vous oubliez de relancer certains devis : soit parce que vous gérez votre listing devis depuis Excel, soit parce que vous ne planifiez pas d’actions de relance dans votre CRM.
  • Vous voulez vous concentrer sur les relances des devis à fort potentiel (supérieur à X euros) et vous ne souhaitez pas passer trop de temps sur des devis à plus faible potentiel.

Il y a fort à parier que l’une de ces trois affirmations vous concernent (si pas toutes!). Si tel est le cas, l’automatisation des relances est un excellent moyen pour optimiser votre temps et gagner en efficacité. Comme son nom l’indique, cette technique permet de relancer certains devis de façon automatique. Vous définissez la période de relance (c’est-à-dire au bout de combien de jours le devis doit être relancé) puis vous préparez un email « type » qui sera envoyé le jour-J.

La relance automatique des devis est principalement une fonctionnalité que l’on retrouve sur les outils CRM. Chaque logiciel a son propre mode de fonctionnement. Par exemple, chez Koban, vous pouvez paramétrer la période et l’email à envoyer. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Les avantages et les risques de la relance automatique des devis

Avant de voir plus en détails les risques et les bonnes pratiques pour relancer automatiquement ses devis, revenons déjà ensemble sur les bénéfices de cette méthode.

Les avantages

  • Ne pas oublier de relancer des devis

Comme on en parlait en introduction, le quotidien d’un commercial est de plus en plus chargé. On peut donc facilement oublier certaines relances ou tout simplement les décaler par manque de temps. La relance automatique permet donc de palier à ce problème. Vous évitez ainsi tous les risques de passer à côté d’une affaire par manque de réactivité. Et en plus, vous n’avez rien à faire : avouez que ça donne envie !

  • Gagner du temps

Les relances se font de façon automatique ce qui dégage du temps au commercial pour se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée (comme sur les devis à plus fort potentiel, on en parlera juste après).

  • Relancer au bon moment et augmenter ses chances de signature

La réactivité est le maître mot pour signer une vente. Si vous relancez trop tard, votre prospect aura peut-être céder à un de vos concurrents. Tout est question de timing ! Mais le quotidien n’est pas toujours facile à gérer, une tonne d’emails, des rendez-vous téléphoniques et hop, la relance de devis se fait 3 jours plus tard… L’automatisation permet de relancer au moment opportun et ainsi augmenter vos changes de signatures.

Les bonnes pratiques et les pièges à éviter

Avec l’automatisation, il faut toujours être vigilant. C’est une bonne méthode mais mal utilisée, elle peut souvent faire l’effet inverse. Voici nos quelques conseils pour vous aider :

  • Ne relancez pas automatiquement TOUS vos devis :

Tous les devis n’ont pas le même potentiel. Notre conseil est de relancer automatiquement les devis à faible « potentiel ». Le potentiel, c’est à vous de le définir en fonction de votre contexte. Fonctionner de cette façon permettra au commercial d’avoir plus de temps à consacrer sur des devis à forte valeur ajoutée. De l’autre côté, les autres devis ne sont pas laissés pour compte et ont une bonne chance de signature grâce à l’automatisation.

La vue pipeline chez Koban permet, d’un coup d’œil, de détecter les devis à plus fort potentiel (taux de transformation, montant..)

Vous voulez voir ça de vos propres yeux ?

Pour comprendre le fonctionnement de l’automatisation des relances de devis, quoi de mieux que de voir ça par soi-même ? Réservez votre créneau pour une démonstration en ligne personnalisée et gratuite de notre solution.

  • Rédiger un email de relance propre et personnalisé

Rédiger un email de relance propre et personnalisé : l’email de relance qui va être envoyé de façon automatique doit être bien travaillé. Le destinataire ne doit pas se rendre compte que c’est un email automatique. Mais surtout, l’email doit être personnalisé pour plus de proximité. Pensez à rajouter le nom / prénom de la personne, le n° de devis, le nom du projet…

Un logiciel CRM comme Koban vous permet facilement de personnaliser vos emails en fonction des informations présentes dans votre base de données. Ce sont des données dynamiques qui se modifient au moment de l’envoi.

Comment mettre en place la relance automatique ?

Comme nous l’avons précisé en amont, la relance automatique se met en place la plupart du temps via un logiciel CRM. Notre outil Koban propose cette fonctionnalité (et d’autres!). Voici le principe général :

  • Vous choisissez le délai de relance et construisez l’email de relance
  • Il faut définir si vous déléguez toutes les relances à Koban
  • Vous pouvez également choisir d’afficher un bouton rapide pour relancer uniquement certains devis en un seul clic
  • Si vous ne souhaitez pas automatiser, vous pouvez simplement activer la fonctionnalité pour que Koban vous rappelle, chaque jour, les devis qu’il faudrait relancer.

Autrement dit, il y en a pour tous les goûts et tout est facilement paramétrable par vos soins. Pour nos fidèles clients, vous avez toute la procédure pour le mettre en place sur votre Koban juste ICI. Pour les autres, on vous propose une démonstration personnalisée de notre outil pour continuer à vous convaincre de sauter le pas !

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