Découvrez Koban, le logiciel Français pour gérer toute son activité. Au niveau facturation, vous allez pouvoir gérer toute la partie facturation simple, mais aussi la gestion des abonnements, des contrats, la facturation automatisée…
La facturation est un point essentiel à toutes les entreprises, vous n’allez pas dire le contraire. En France, il y a certaines règles à respecter qu’il est important de connaître. Certaines sont plutôt évidentes et d’autres sont moins connues. Alors c’est parti, faisons le tour ensemble.
Les mentions obligatoires d’une facture
Tout le monde a déjà dû faire face à des factures, que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel. Mais avez-vous déjà fait attention à toutes les mentions obligatoires ? Lorsque l’on souhaite émettre des factures, il y a des mentions obligatoires à faire apparaître. Il vaut mieux s’assurer que votre logiciel de facturation remplisse toutes ces conditions.
Voici les mentions obligatoires :
- Le numéro de la facture (nous reparlerons de la numérotation un peu plus loin dans l’article)
- La date d’émission de la facture
- L’émetteur et le récepteur (N° Siren, raison sociale, adresse…)
- Le(s) produit(s) vendu(s) avec la dénomination précise et la quantité
- Le numéro d’identification de TVA de l’émetteur
- Le prix unitaire des produits ou services, le montant total HT et le montant total de la TVA (ou une exonération de la TVA)
- Les réductions (s’il y en a)
- La date à laquelle le règlement doit être fait et les éventuelles pénalités en cas de non-paiement.
- toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture.
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La numérotation
Toutes les factures doivent porter un numéro. On parle de « compteur » de factures. Mais, on ne peut pas faire ce que l’on souhaite avec la numérotation. Pour être conforme au Code de Commerce et le Code Général des Impôts (CGI), la numérotation doit :
- Numéro unique
- Basé sur une séquence chronologique continue sans rupture
- Doit être présente sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages
Supprimer une facture
En comptabilité, il est interdit de supprimer une facture ou d’en modifier une. Une facture, une fois validée, est un document qui doit être inaliénable. Comprenez que sauf quelques informations textuelles, il est interdit de modifier une quantité, un prix, une échéance…
Votre logiciel de facturation doit donc être en conformité avec cette règle-là. Dans l’outil Koban CRM (qui propose des fonctionnalités de facturation), vous pouvez modifier vos factures tant que celles-ci sont en brouillon. Dès qu’elles passent au statut « validé », il est impossible de la modifier.
Mais que faire si nous nous trompons ?
Les erreurs, ça peut arriver, même en facturation. Il y a évidemment une solution. Si une erreur a été commise, il faudra passer par un avoir pour rétablir l’égalité. Cela rajoute une étape au processus mais elle est indispensable pour rester en conformité.
Puis-je faire mes factures sur word / excel ? Que dit la loi de facturation 2018 ?
Vous avez certainement dû entendre parler de la loi de facturation 2018. Cette loi exige que toutes les entreprises qui facturent avec de la TVA doivent créer les factures depuis un logiciel agréé anti-fraude. Il n’est donc pas légal de créer ses factures avec un outil comme Word ou Excel, dès lors que vous gérez de la TVA.
C’est quoi un logiciel agréé anti-fraude ?
Le logiciel doit respecter un certain nombre de règles (l’inaltérabilité des données, la sécurisation des données, l’archivage..). Le mieux est de demander directement à votre éditeur !
Koban, logiciel vente, facturation et marketing
Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation
Si vous facturez avec de la TVA, vous ne pouvez donc plus utiliser des outils tels que Word ou Excel. Au début, cela va sûrement vous paraître insurmontable… Mais au final, vous allez voir qu’il y a beaucoup de bonnes raisons de passer sur un logiciel fait pour ça.
- Gain de productivité : chaque devis est automatiquement transformé en bon de commande et en facture. Il n’y a aucune double saisie. Les personnes à l’administration des ventes sont alertées en temps réel qu’il y a une nouvelle facture à vérifier / envoyer.
- Diminution des erreurs : sans saisie manuelle, il y a forcément une diminution moindre du risque d’erreur. A côté de ça, il y a également beaucoup moins de chances d’oublier une facture, d’en perdre une.
- Faciliter le travail : les tâches en administration des ventes sont souvent assez redondantes. Avec un logiciel dédié, vous facilitez le travail de vos salariés et ils peuvent donc se concentrer sur des tâches plus intéressantes / à forte valeur ajoutée.
- Plus professionnel : utiliser un logiciel de facturation dédié donne une image plus professionnelle de votre entreprise.
- Gagner du temps : avec un bon logiciel de facturation, vous allez pouvoir automatiser un certain nombre de tâches qui vont vous faire gagner du temps au quotidien. On peut citer la relance automatique des factures impayées, la création de rappels…
