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[Facturation]08.09.2022

Suivi de projet : guide et outils pour une gestion de projet efficace

Enguerrand Helye Assistant commercial & marketing
Suivi de projet

Le suivi de projet est indispensable pour assurer la rentabilité de l’entreprise. Par expérience, nous savons que le suivi de projet est rarement optimisé et par conséquent, votre marge de plus en plus faible. 

Un suivi de projet efficace nécessite une structure et un plan prédéfini, une méthodologie claire et une ligne directrice. Voyons ensemble les éléments clés pour gérer un projet ainsi que les outils à utiliser. 

C’est quoi un suivi de projet ? 

La gestion de projet remplit une fonction de contrôle afin de veiller au bon déroulement du projet selon le planning établi. Il permet de valider que les ressources humaines, matérielles et financières fixées en amont dans les projets soient bien respectées. 

Autrement dit, le suivi de projet permet de respecter votre marge financière et d’assurer une rentabilité. Ce plan, cette méthodologie permet également d’anticiper les éventuels risques et d’améliorer la gestion de la relation client.

Par exemple, chez Koban, toute l’équipe a mis en place une méthode agile de gestion des projets pour déployer notre outil CRM chez nos clients.

A retenir : le suivi de projet intervient donc après l’acte d’achat. Le client a déjà signé avec vous et le rôle de votre équipe est dorénavant de lui livrer le service et / ou le produit. 

Les avantages d’un bon suivi de projet
🧐 Une meilleure visibilité sur la façon dont le projet évolue

💰 Une meilleure gestion des ressources et par conséquent une optimisation des coûts

👉 La réduction des risques de retard livraison

🤝 La responsabilisation des collaborateurs

👍 Un meilleur partage d’information et une simplification du management

Qui fait le suivi de projet ? 

Naturellement, c’est un.e chef.fe de projet qui assure la plan et la planification du projet. La plupart du temps, c’est également cette personne qui est le contact direct du client.

En bref, c’est donc le chef de projet qui planifie le projet, organise les tâches, alloue les différentes ressources et communique auprès du client. Toutefois, le chef de projet peut faire appel à d’autres personnes pour assurer l’organisation de ce dernier. 

Le pilotage peut s’effectuer au sein d’un tableau de bord projet puis être décliné en plusieurs étapes pour chaque service qui participe à l’élaboration du projet. Mais voyons les différents outils et logiciels que l’on peut utiliser juste maintenant.

Quels sont les éléments clés pour un bon suivi de projet ?

Même si tous les projets sont différents, voici quelques étapes pour définir votre structure et améliorer la gestion : 

1- Définir les objectifs du projet

Même si vos services sont homogénéisés, les objectifs de chaque projet seront forcément différents. Pour prendre l’exemple de Koban, nous vendons un logiciel CRM. Mais certains projets seront axés sur le module CRM, d’autres projets seront plus globaux ou encore certains seront très limités dans le temps. En bref, chaque gestion de projet est différente et il est important de lister les objectifs et les points importants de chacun d’entre eux.

Veillez donc à bien lister : 

  • Les objectifs au niveau du  timing
  • Les objectifs au niveau des livrables 
  • La mise en place de sous-objectifs si le projet est sur le long terme
  • ….

2- La planification et l’estimation des tâches

Un bon suivi de projet dépend également beaucoup de votre organisation. Dès qu’un nouveau projet tombe, toute l’équipe doit se mettre en ordre de marche et planifier l’ensemble des tâches jusqu’au livrable final. Une bonne gestion des projets permettra non seulement d’avoir l’esprit tranquille mais également d’être plus performant.

Pour organiser un projet et tenir les délais, il est avantageux de le découper en étapes opérationnelles et positionner ces dernières sur une échelle de temps. La coordination est facilitée. Chaque personne de l’équipe possède une vue précise des activités à venir le concernant ainsi que de celles des autres. Le chef de projet conserve une vision globale de l’ensemble des opérations.

Ce que l’on vous conseille : 

  • Découper le projet en sous-tâches avec des échéances. N’hésitez pas à faire une tâche après l’autre ou à mettre une tâche globale toutes les semaines par exemple.
  • Planifier toutes les tâches à l’avance, soit par grande étape, soit jusqu’à la fin du projet 
  • De bloquer du temps dans votre agenda pour la réalisation de ces tâches
  • De prioriser les tâches les plus importantes (et oui, le quotidien ne se passe pas toujours comme prévu). La bonne gestion d’un projet repose sur une priorisation des points à traiter et des tâches à mener. Le bénéfice est une focalisation rapide sur les domaines critiques au lieu de se perdre dans le traitement d’une tâche qui a peu d’impact sur les objectifs du projet.

3 – Attribuer les ressources 

Même si vous êtes chargé du projet, ce n’est pas forcément vous qui allez tout faire. Un projet nécessite souvent l’intervention et le travail d’autres collaborateurs de votre équipe interne, ou même des prestataires externes. Mais au-delà des ressources humaines, il faudra également allouer les ressources financières et matérielles. L’objectif, à ce niveau, est d’avoir une projection claire du coût interne du projet et des différentes ressources mobilisées.

4- Suivre la rentabilité du projet

Une fois le projet lancé, vous êtes évidemment chargé du bon déroulement de ce dernier. Vous devez suivre l’avancement du projet au niveau des deadlines, l’atteinte des objectifs au niveau du plan, communiquer avec toutes les parties prenantes et adapter le projet.

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Quels sont les outils de suivi de projet ? 

Alors des outils de gestion de projet, il y en a des milliers. Vous pouvez même utiliser un fichier Excel ou encore avoir une gestion de projet manuelle. Évidemment, vous vous en doutez, ce n’est pas du tout ce qu’on vous conseille. Cela peut fonctionner au tout début de votre activité, lorsque ce sont vos premiers projets. Mais ce n’est pas viable sur le long terme. 

Les logiciels spécialisés de suivi de projet

Les logiciels de suivi de projet offrent de nombreuses fonctions essentielles pour assurer une gestion efficace de votre projet du début jusqu’à la fin. Ils simplifient la planification de chaque tâche dans le projet, son affectation à un collaborateur et son suivi. Vous pouvez même utiliser des logiciels comme Trello ou notion qui permettent de personnaliser des tableaux de bord et avoir un vrai plan d’action.

Grâce aux différentes fonctionnalités vous pouvez planifier, suivre, gérer et analyser les tâches et la charge de travail de chacun des membres de votre équipe.

Néanmoins, la plupart du temps, ces outils ne sont pas liés à votre CRM ou un autre outil de gestion de la relation client. Les équipes sales et les chargés de projets ont donc plus de mal à communiquer et à se faire passer les bonnes informations. Ce qui revient à utiliser plusieurs outils, augmente le risque de perte d’informations, de manque de réactivité et donc d’insatisfaction du client.

Les logiciels CRM

Bon, il va sans dire que les logiciels CRM sont indispensables pour gérer votre relation client. Certains d’entre eux proposent des fonctionnalités de gestion de projet. L’objectif est d’avoir une seule plateforme pour gérer toute la relation client, de A à Z (et même les projets!)

Par exemple, nous avons un module de gestion des projets collaboratifs dans notre outil CRM en ligne Koban. Grâce à lui, vous avez une vision Kanban des différentes étapes du projet, vous pouvez attribuer et planifier des tâches à vos utilisateurs, gérer la rentabilité du projet et également facturer à l’avancement de ce dernier. C’est un très bon outil de management.

Koban pour Suivre les projets en cours et facturer à l’avancement

Sur chaque projet, vous pouvez planifier pour chaque collaborateur les actions à réaliser. Les utilisateurs peuvent alors pointer du temps sur les actions et vous pouvez également y saisir vos achats. Cela permet à Koban de calculer la rentabilité de votre projet. Vous pouvez aussi facturer en fonction de l’avancement du projet.

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