Pour gérer une entreprise, il est difficile de ne pas avoir un panel d’outils à sa disposition. Ces outils de productivité, de gestion de la relation (CRM) ou de management sont censés aider les équipes. Or, si ces outils ne sont pas inter-connectés, s’il faut faire des copier / coller, ou encore de la double saisie, ces logiciels sont finalement un frein au quotidien.
Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions sur l’intégration CRM. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les outils qui s’intègrent ? Comment savoir si mon logiciel CRM possède des intégrations ? Ou encore, comment paramétrer des intégrations sans faire une usine à gaz.
Qu’est-ce que l’intégration CRM
L’intégration d’un système CRM désigne la connexion entre votre logiciel CRM et tous les autres outils que vous utilisez au quotidien. Cela peut aller de votre messagerie mail jusqu’à la synchronisation de votre logiciel de gestion des temps.
Concrètement, comment fonctionne l’intégration CRM ? Toutes les modifications effectuées sur un outil intégré impactent et viennent mettre à jour les données présentes dans toutes les autres intégrations. Le but étant d’enrichir les données, d’améliorer votre connaissance client et d’offrir une vision à 360° aux équipes, peu importe l’application utilisée.
Prenons un exemple de l’intégration entre le CRM Koban et votre calendrier mail. Certains de vos contacts vous invitent via une invitation calendrier, vous l’acceptez, le rendez-vous s’ajoute dans votre calendrier mail. Si le CRM n’est pas intégré avec votre calendrier mail, vous êtes dans l’obligation de reporter manuellement votre rendez-vous dans votre CRM. Tandis que si les deux applications sont pleinement intégrées, alors le rendez-vous s’ajoute automatiquement dans votre logiciel CRM.
Pourquoi l’intégration CRM est-elle importante ?
L’intégration CRM est d’une importance capitale pour plusieurs raisons. Tout d’abord, en moyenne, une entreprise utilise 10 logiciels quotidiennement. Des applications, qui peuvent, dans certains cas, manquer de pertinence.
Les objectifs d’une intégration CRM sont doubles : d’un côté, réduire le nombre de logiciels en favorisant des fonctionnalités adaptées au sein de la plateforme CRM et bénéficier d’une vision à 360°.
01 – Centralisation des données
L’intégration CRM permet une centralisation des données de toute l’entreprise. On parle ici des données clients, prospects, des différentes interactions, des factures, des devis, des indicateurs… Bref, tout ce qui touche à votre entreprise.
Cette centralisation permet une vision précise et complète à 360° de tout le parcours client. Ce qui entraîne une amélioration de la connaissance client et une meilleure compréhension des besoins et des préférences de ces derniers. Finalement, les équipes de vente, de marketing et de service client seront mieux préparés et pourront adapter les stratégies en conséquence pour des meilleurs résultats.
02 – Automatisation des processus
Une intégration CRM bien ficelée permet également de faciliter l’automatisation de certains processus, parfois lourds ou chronophages. Nous avons déjà tous eu ce cas de figure, un client qui nous appelle, et nous devons passer des longues minutes à retrouver l’historique des derniers échanges sur notre messagerie mail, sur notre CRM ou encore les dernières factures sur l’outil de comptabilité.
Lorsque les salariés peuvent accéder à toutes les données sur une seule plateforme, ils peuvent être plus efficaces et réagir plus rapidement.
03 – Meilleure synergie entre les équipes
Enfin, l’intégration CRM permet une communication fluide entre les équipes et une meilleure coordination des efforts, participant ainsi à la croissance de l’entreprise. Qui n’a jamais entendu les commerciaux se plaindre du service marketing ? Ou qui n’a jamais connu le service administratif qui court après les équipes vente pour retrouver un devis signé ? Avec l’intégration CRM, tout est pleinement intégré sur la plateforme préférée de chaque équipe et la transmission est nettement plus fluide et efficace.
4 exemples d’intégration CRM pour faire la différence
Les possibilités en termes d’intégration CRM sont infinies. Chaque système possède ses propres intégrations favorites, mais tout va dépendre de vos objectifs et de vos processus internes. Pour vous aider, voici le top 4 des intégrations CRM les plus utiles pour votre entreprise.
01 – Intégration CRM et site internet
La première intégration dont on va parler est celle entre un outil CRM et votre site internet.
👉 Qu’est-ce que c’est une intégration entre un CRM et un site web ?
Tout simplement, votre site internet va se coupler avec votre outil CRM. En général, cela permet de faire deux choses :
- Récupérer les informations des visiteurs qui naviguent sur votre site web : vous pouvez alors commencer à collecter des informations sur leurs centres d’intérêts, leurs préférences, leurs besoins
- Automatiser la création d’une fiche prospect dans le CRM dès lors qu’un internaute remplit un formulaire sur votre site
👉 Quel est l’intérêt de lier son CRM et son site internet ?
Les intérêts sont plutôt évidents. Premièrement, cela engendre une meilleure connaissance client et donc des campagnes d’acquisition plus efficaces. Mais aussi, vos équipes commerciales seront plus efficaces dans le traitement des contacts entrants.
👉 Quel CRM choisir pour intégrer son site web ?
Vous pouvez vous renseigner auprès de votre éditeur actuel. Sinon, chez Koban, nous nous intégrons déjà avec tous les sites internets, soit via un plugin, soit via un bout de code ajouté sur le site. Très simple de mise en place !
02 – Intégration CRM et ERP
👉 Qu’est-ce que c’est une intégration entre un CRM et un ERP ?
Il est possible que votre entreprise possède un ERP pour gérer la gestion commerciale, la gestion des stocks, la production ou encore la comptabilité. Dans ce cas-là, les équipes commerciales ont très souvent un logiciel CRM à part, car soyons honnêtes, les ERP ne sont pas pensés pour les commerciaux.
Il est très intéressant d’avoir une passerelle entre les deux. Les possibilités en termes d’intégration sont nombreuses, mais voici quelques exemples de ce que cela peut faire :
- Quand un devis est gagné dans le logiciel CRM alors la fiche client et la commande sont directement intégrés dans l’ERP
- Les indicateurs de chiffre d’affaires, d’impayés ou autres s’affichent automatiquement dans la fiche client côté CRM
- Le catalogue produit est synchronisé depuis l’ERP dans le logiciel CRM
- Etc
Sachez que tous vos processus sont intégrables, il suffit juste de bien les définir !
👉 Quel est l’intérêt de lier son CRM et ERP ?
Cette intégration offre une vision à 360° de toutes les informations du client, facilite la communication entre les équipes et permet d’améliorer la relation client au quotidien. Vous n’avez plus de double saisie et les salariés ont accès aux mêmes informations en temps réel.
👉 Quel CRM choisir pour intégrer son ERP ?
Koban a déjà beaucoup de connexions avec les ERP les plus connus du marché. Chaque intégration est unique et personnalisée pour correspondre à vos processus. De plus, sachez qu’il n’est pas toujours nécessaire d’avoir un logiciel ERP en supplément. Un outil CRM comme Koban permet également de prendre en charge toute la partie gestion commerciale (commande, facturation, gestion des contrats…). A vous de définir ce qui est le plus avantageux pour l’entreprise !
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03 – Intégration CRM et base de données publique
👉 Qu’est-ce que c’est une intégration entre un CRM et une base de données publique ?
Ce type d’intégration permet de connecter le CRM à une base de données publique pour récupérer diverses données sur les clients ou les prospects.
👉 Quel est l’intérêt de lier son CRM et une base de données publique ?
Grâce à ce type d’intégration, vous allez pouvoir enrichir vos données automatiquement. Imaginez-vous, plus besoin de passer des heures à chercher des informations sur l’entreprise, son chiffre d’affaires, son secteur d’activité ou encore son effectif. Tout s’intègre automatiquement dans votre logiciel CRM. Il sera alors très facile de segmenter vos données pour créer des campagnes personnalisées et efficaces.
👉 Quel CRM choisir pour une intégration avec une base de données publique ?
Le CRM Koban permet d’enrichir les données automatiquement via le SIRET ou le nom de l’entreprise. Il va aller chercher les données dans une base de données publique pour les intégrer directement sur la fiche prospect ou client !
04 – Intégration CRM et téléphonie d’entreprise
👉 Qu’est-ce que c’est une intégration entre un CRM et un système de téléphonie ?
Si vous utilisez un système de téléphonie d’entreprise pour faire, par exemple, de la prospection téléphonique, cette intégration est pour vous ! Cela permet, entre autres, de passer des appels directement depuis votre CRM (sans dégainer votre téléphone) mais aussi de récupérer et d’enregistrer les appels directement sur la fiche client / prospect du CRM. Que demander de plus ?
👉 Quel est l’intérêt de lier son CRM et son système de téléphonie ?
C’est un gain de temps et de productivité au quotidien. Vos commerciaux seront plus efficaces et pourront se concentrer sur leurs discours. Mais aussi, ils auront directement l’information de qui essaye de les joindre avec les données les plus importantes en première lecture. Enfin, les appels seront consignés automatiquement sur la fiche de contact, ce qui permet, encore une fois, de conserver un historique précis et exploitable.
05 – Les autres intégrations possibles
Evidemment, ce ne sont pas les seules intégrations CRM possibles. Les possibilités sont infinies. On peut citer également les intégrations suivantes :
- L’intégration messagerie (pour le suivi et l’historisation des e-mails)
- Les intégrations de l’agenda (par exemple Google Agenda ou Office 365)
- L’intrégation avec un éditeur de campagne e-mailing (notez que certains CRM ont cette fonctionnalité de façon native, c’est notamment le cas de Koban CRM)
- Intégrations avec des outils « maisons »
- ……..
Quelles sont les méthodes d’intégration CRM ?
Vous allez sans doute me dire que toutes ces intégrations font rêver. Mais finalement, comment toutes les applications s’intègrent entre-elles ? Et quel est le coût pour l’entreprise ? Très schématiquement, il y a trois grands cas de figure :
- Votre éditeur CRM possède des intégrations natives : la plupart des logiciels CRM possède déjà une marketplace avec un panel d’outils intégrés. Il suffit, dans la plupart du temps, d’activer les extensions pour la mise en place de l’intégration. Si nous prenons l’exemple de Koban CRM, c’est le cas pour des applications comme Outlook, Office 365, WordPress, Google Calendar, Docaspote, Ringover et bien d’autres.
- Votre logiciel CRM est disponible sur des plateformes d’intégration comme Make ou Zapier : si votre logiciel n’a pas encore d’intégration native avec l’application que vous souhaitez, il est possible que cette intégration soit paramétrable via une plateforme tierce. Ce type de plateforme (Zapier, Make) permettent de connecter des logiciels entre eux sans aucune compétences techniques. Vous pouvez ainsi créer les processus et automatisations que vous souhaitez ! A titre indicatif, Koban est présent sur Make et sur Zapier.
- Vous pouvez utiliser une API : dans certains cas, il est nécessaire de développer une passerelle spécifique entre deux applications. Cette passerelle doit être réalisée par des développeurs avec des compétences techniques. Tous les logiciels ayant une API peuvent se connecter entre eux. Imaginez alors les possibilités !
