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7 conseils pour réussir votre mail de prospection + exemples

Léa Iggert Responsable marketing & Partenariats
Mail de prospection_Koban

Le mail de prospection est utilisé pour aller démarcher vos prospects et la plupart du temps, les convaincre de prendre un rendez-vous. Il peut s’avérer très efficace. Mais il suffit d’une seule phrase de travers pour ne pas atteindre votre objectif et perdre l’attention des contacts. Et par la même occasion, vos chances de les convertir en clients.

Alors, pour vous épauler dans votre démarche de prospection, voici nos meilleurs conseils pour mieux rédiger vos emails et convaincre de nouveaux clients. 

Sommaire :

Comment rédiger un mail de prospection ? 

  1. Soigner l’objet de votre email de prospection
  2. Rédiger une introduction
  3. Travailler le discours commercial
  4. Donner de la preuve sociale
  5. Définir le bon timing
  6. Utiliser des questions fermées dans le message
  7. Définir une cible

1 – Soigner l’objet de l’email

Je l’ai déjà répété assez souvent dans beaucoup d’articles sur l’emailing, l’objet d’un mail est très important dans votre prospection commerciale. Le prospect ne vous connaît pas encore, il ne pourra donc pas vous repérer via votre nom dans sa boîte de réception. Il se fiera alors uniquement à l’objet (sans compter le nombre de mail qu’il reçoit chaque jour).

C’est donc ici que vont se jouer les résultats de votre prospection. Si l’objet du mail n’est pas bon, votre taux d’ouverture sera très bas. Au contraire, s’il est assez accrocheur, vous aurez déjà passé la première étape. Vos chances d’avoir une réponse seront ainsi plus élevés.

L’objet du mail doit se démarquer, attiser la curiosité du destinataire et surtout lui donner confiance. Préférez des sujets courts, directs, impactants et personnalisés.

On évite :

  • Les objets de mail trop marketing du type “découvrez nos offres”
  • Les objets de mail trop vastes du type “Rentrons en contact”
  • Ou encore, les objets de mail trop ‘bullshit’ du type “+99% des rendez-vous commerciaux”
Rappelons-le, les emails de prospection sont différents des emails dits “marketing” comme l’emailing. L’emailing marketing est plus visuel et promotionnel. Tandis que les emails de prospection sont plus individualisés et personnalisés. Ce sont deux actions marketing avec des objectifs et des contenus différents.

2 – Rédiger une introduction

L’introduction doit comporter deux éléments :

  • Une accroche
  • Une présentation de vous-même

L’accroche :

L’accroche doit se concentrer sur votre prospect. Ne commencez pas par parler de vous ni de votre entreprise ou de votre produit. Ce n’est jamais très efficace. À la place, personnalisez votre message en parlant de votre prospect, de son entreprise, de son actualité, de ses posts sur Linkedin. Non seulement votre destinataire sera flatté, mais il verra également que vous vous êtes intéressé à lui.

Attention, on bannit les accroches très vastes qui veulent tout et rien dire. Ici, on veut du personnalisé.

Une brève présentation de vous-même

La présentation est importante dans votre email. Encore une fois, le prospect ne vous connaît pas. Il faut donc rapidement qu’il sache à qui il a affaire.

Ne partez pas dans des présentations à rallonges. Le destinataire ne veut pas connaître votre CV. Un simple “Je suis responsable marketing chez Koban, le logiciel CRM 100% Français” suffit.

Profitez de votre présentation pour placer votre différenciation dans le message. Cela permettra d’appuyer votre contenu de prospection par la suite.

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3 – Soigner le discours commercial

Le prospect doit comprendre directement votre offre, comment vous allez l’aider et pourquoi ça peut l’intéresser. Autrement dit, la proposition de valeur de vos mails doit être carrée et tenir en une seule phrase.

Évitez de mettre trop de contenu avec un descriptif détaillé de votre activité ou des mots trop compliqués. Le prospect risque de prendre peur dès les premières minutes. Par exemple, voici un modèle fictif d’un discours commercial de Koban : 

“Nous accompagnons les PME comme XX à piloter leur activité commerciale. Comment ? Grâce à un outil simple et facile de prise en main pour répondre à vos enjeux de développement.”

Ne rentrez pas dans le descriptif de votre produit  ou de vos fonctionnalités dans les mails. Ce n’est pas encore ce qui intéresse votre prospect. Essayez plutôt de parler de son problème, d’appuyer sur un point de douleur.

4 – La preuve sociale

Pourquoi votre prospect devrait-il avoir confiance en vous ? Il ne vous connaît pas, il n’a peut-être jamais entendu parler de votre entreprise ni de vos offres. Si vous ne lui donnez pas de bonnes raisons d’avoir confiance en vous, il passera son chemin et mettra vos emails dans la poubelle.

Pour lui donner confiance, la seule solution est de mettre en avant des points de réassurance avec des références clients. S’il s’identifie à une référence client, c’est gagné ! Par contre, si les références ne lui parlent pas, la suite de la relation commerciale sera plus compliquée.

Donc pensez bien à utiliser des références différentes dans vos emails selon les prospects à qui vous vous adressez. Il faut qu’il y ait un lien entre les deux (secteur d’activité, taille d’entreprise, actualité…).  Vous pouvez même utiliser le nom d’un client qui est le concurrent de votre destinataire. C’est une petite astuce qui fait toujours son effet. 

Par exemple :

« Si la centralisation des données ou la mobilité sont des sujets importants pour vous, je pourrai vous montrer comment nous avons résolu ce type de problématique avec d’autres PME industrielles comme X et Y.« 

5 – Le timing

Tout le monde le sait (les prospects aussi!) que certains mails sont automatiques. Et ce n’est pas grave. Mais évitez tout de même de faire partir vos campagnes d’emails  un dimanche à 07H du matin. 

Sur les mails de prospection, on conseille généralement de les envoyer le matin durant les jours de semaine ou en fin de journée (vers 17H, 18H). Evidemment, ce ne sont que des estimations. Il faut s’adapter en fonction du parcours de votre cible !

6 – Favoriser des questions fermées

Enfin, à la fin de votre mail, vous devez ajouter un appel à l’action. Finalement, quel est l’objectif de votre email : une prise de rendez-vous ? Le téléchargement d’une brochure ? L’inscription à un événement ? Peu importe, mais votre demande doit être claire.

Vous pouvez tester différents appels à l’action dans les emails. Par exemple, envoyer l’appel à l’action n°1 au premier groupe et une deuxième version au groupe n°2. Cela vous permettra d’identifier les emails qui fonctionnent le plus et d’augmenter vos performances.

Quelques conseils ici :

  • Posez une seule question à votre destinataire
  • Posez plutôt des questions fermées, cela permettra d’augmenter votre taux de réponse.
  • Évitez de lui demander de prendre un rendez-vous dans votre agenda (par exemple, mettre un lien direct vers votre calendrier en ligne). Je comprends l’aspect pratique, mais les prospects n’ont pas envie de travailler pour vous.
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7 – Définir une cible

La définition d’une cible est primordiale dans toutes les actions de prospection. On a tendance à se dire “envoyer à beaucoup de destinataires pour espérer un volume intéressant de réponse”.

Dans les faits, ce n’est pas totalement faux. Plus vous faites du volume, plus vous augmentez vos chances d’ouverture et de réponse. Mais à quel prix ? Les emails de prospection peuvent aujourd’hui fortement dégrader votre image de marque. Et les retours risquent de ne pas être qualitatifs ou totalement hors cible. Le marketing de masse n’est plus une solution viable.

A lire aussi :

3 exemples de mail de prospection à réutiliser 

1 – Modèle d’un mail de prospection d’introduction

Dans votre stratégie de prospection, l’emailing d’introduction est le premier mail que vous envoyez à vos prospects. Il permet de créer un premier point de contact et de prendre la température. Le but de l’email va dépendre de votre stratégie mais cela peut-être une prise de rendez-vous, un téléchargement d’une brochure ou la réalisation d’une vente dans certains secteurs (comme le e-commerce).

Bonjour Léa,

Félicitations pour le recrutement de votre nouveau commercial XXXX. J’ai cru comprendre que [nom de la société] se développe fortement cette année. C’est une bonne nouvelle !

Je suis responsable commercial chez Koban, le logiciel CRM tout-en-un 100% français.

Nous accompagnons les PME comme XX à piloter leur activité commerciale. Comment ? Grâce à un outil simple et facile de prise en main pour répondre à vos enjeux de développement.

Par exemple, si la centralisation des données ou la mobilité sont des sujets importants pour vous, je pourrai vous montrer comment nous avons résolu ce type de problématiques avec d’autres PME industrielles comme X et Y.

Intéressé pour en discuter 15 minutes ?

Au plaisir d’échanger,

2 – L’email de relance

L’emailing de relance ne doit pas être négligé dans votre prospection. Car soyons honnête, vous n’aurez pas 100% de taux de réponse après l’envoi de votre premier email de prospection (même en suivant nos conseils!).

L’objectif de l’email de relance est de pousser la personne à l’acte. En fonction de votre stratégie de prospection, vous avez deux solutions : soit vous continuez sur le même objectif que votre email n°1 (en l’occurrence ici, la prise d’un rendez-vous). Soit vous proposez une action marketing un peu moins engageante. Le prospect n’est peut-être pas encore assez mature pour un rendez-vous. Vous pouvez également multiplier les points de contact en demandant une demande de connexion sur Linkedin par exemple.

Chez Koban, nous sommes partisans de la deuxième option. Alors voici un modèle d’email de relance a réutiliser.

Bonjour Prénom,

J’espère que vous allez bien. Je n’ai pas eu de retour de votre part suite à mon dernier email. Pour rappel, je vous ai proposé un rendez-vous afin d’échanger sur vos problématiques de centralisation des données.

J’imagine que la période est bien chargée de votre côté (ce qui est plutôt une bonne nouvelle :)). Du coup, en attendant un échange plus poussé, je vous propose de télécharger le modèle de notre cahier des charges CRM. Il vous permettra à formaliser vos besoins et d’étoffer votre projet.

Vous pouvez le télécharger gratuitement ICI.

A très vite,

3 – L’email de dernière chance

Trop souvent mis de côté dans les stratégies de prospection, l’email de dernière chance peut s’avérer très efficace. Concrètement, il annonce à votre prospect que vous allez jeter l’éponge et le laisser enfin tranquille. Et souvent, les prospects se réveillent à ce moment-ci.

Bonjour Prénom,

Je n’ai pas eu de retour de votre part suite à mes différentes sollicitations pour XXXX. Je suppose alors que votre projet n’est pas d’actualité ou que ce n’est pas le bon moment pour vous.

Je vous laisse ainsi toutes mes coordonnées en signature et n’hésitez pas à revenir vers moi au moment opportun.

PS : je vous ai envoyé une demande de connexion Linkedin pour rester en contact 🙂

A bientôt, 

Evidemment, ce ne sont que des modèles de mails. Les possibilités sont nombreuses et c’est à vous de les adapter en fonction des spécificités de votre entreprise. Gardez en tête les différents conseils évoqués en début de l’article. Ce sont vraiment eux qui vont vous permettre de faire des mails plus performants. C’est simple, posez-vous cette question : si j’étais le destinataire de ce mail de prospection, est-ce que je prendrai le temps d’y répondre ?

Vous cherchez un outil pour améliorer votre prospection ?

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